No 2026. gada 1. janvāra Latvijā ir spēkā Ministru kabineta noteikumi Nr. 749, kas nosaka, kā organizēt strukturētu e-rēķinu apriti un kā iesniegt strukturētu e-rēķinu datus Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Tie nav tikai “vēl viens IT jaunums”. Tā ir skaidra kārtība, kas ietekmē rēķinu izrakstīšanu, nosūtīšanu, uzskaiti un termiņus.

Biežākais pārpratums ir pavisam vienkāršs: strukturēts e-rēķins nav PDF. PDF var būt labs vizuāls attēlojums, bet tas nav strukturēts e-rēķins normatīvo prasību izpratnē. Strukturēts e-rēķins ir datne ar noteiktu uzbūvi (XML), ko sistēmas var automātiski nolasīt.

Šīs prasības skar visus Grāmatvedības likuma subjektus, arī fiziskas personas, kas veic saimniecisko darbību. Pat ja B2B obligātums ir pārcelts uz 2028. gadu, sagatavoties ir izdevīgi jau tagad, jo brīvprātīga datu nodošana VID sākas ar 2026. gadu.

Kas ir strukturēts e-rēķins un ar ko tas atšķiras no PDF rēķina?

Strukturēts e-rēķins ir XML datne ar standartizētu struktūru. MK noteikumi Nr. 749 paredz, ka XML struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un PEPPOL BIS Billing 3.0 (CIUS) specifikācijai. Praktiski tas nozīmē, ka rēķina informācija (piegādātājs, pircējs, summas, PVN, pozīcijas, datumi) ir sakārtota “lauciņos”, nevis iespiesta brīvā tekstā.

PDF rēķins bieži ir kā fotogrāfija ar tekstu. Cilvēks to nolasa ātri, bet programmai tas ir sarežģīti. Strukturēts e-rēķins ir kā anketas forma, kur katra vērtība ir savā vietā. Tāpēc sistēmas var:

  • automātiski ielasīt datus grāmatvedībā,

  • salīdzināt summas un PVN likmes,

  • samazināt manuālu pārrakstīšanu.

Svarīga nianse: VID saņem un glabā iesniegtos e-rēķinus bez pielikumiem, tādā apjomā, kādā tie iesniegti. Glabāšanas termiņš ir vismaz 5 gadi, kas atbilst grāmatvedības dokumentu glabāšanas loģikai.

Lai iedziļinātos normatīvajā tekstā, noder oficiālie avoti: MK noteikumi Nr. 749 un Grāmatvedības likums.

Kādi ir galvenie ieguvumi uzņēmumam no XML e-rēķiniem?

Lielākais ieguvums ir praktisks, mazāk darba, mazāk kļūdu. Ja rēķinu dati no XML ielido sistēmā automātiski, grāmatvedim nav jāpārraksta katra pozīcija un PVN likme. Tas samazina risku kļūdīties ar cipariem vai rekvizītiem.

Biežākie ieguvumi ikdienā:

  • Ātrāka grāmatošana, jo dati jau ir strukturēti.

  • Mazāk labojumu, jo sistēma var pamanīt neatbilstības agrāk.

  • Vienkāršāka saskaņošana ar klientu vai piegādātāju, ja strīds ir par summu vai PVN.

  • Vieglāka PVN uzskaite, jo dati ir piemēroti automatizācijai.

Papildu aspekts ir VID puse. Noteikumu anotācijā ir paredzēts, ka VID rīcībā esošie e-rēķinu dati var palīdzēt sagatavot PVN deklarācijas pielikumus, daļēji aizpildot informāciju (piemēram, PVN 1-I un PVN 1-III). Tas nav “burvju autopilots”, bet uzņēmumam tas var ietaupīt laiku, salīdzinot ar manuālu informācijas vākšanu.

Ko VID saņem un ko nesaņem, iesniedzot e-rēķinu?

VID saņem strukturētos XML datus. Pielikumi (piemēram, pieņemšanas nodošanas akti, līgumu kopijas, foto) VID e-rēķinu risinājumā pēc būtības netiek uzkrāti kā e-rēķina daļa.

Tas nozīmē arī ko citu: “cilvēklasāma” forma uzņēmumam joprojām ir vajadzīga iekšējai kontrolei, vadībai un saziņai ar partneriem. Taču normatīvās prasības izpilde balstās strukturētajā datnē un tās korektumā.

MK noteikumi Nr. 749 īsumā, kam tie ir saistoši un kādi ir termiņi

MK noteikumi Nr. 749 (pieņemti 2025. gada 9. decembrī, publicēti 2025. gada 11. decembrī) nosaka kārtību strukturētu e-rēķinu apritei un datu iesniegšanai VID, sākot ar 2026. gada 1. janvāri. Piemērošanas loks ir plašs: tie attiecas uz Grāmatvedības likuma subjektiem, tātad SIA, AS, individuālajiem komersantiem un arī fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību.

Termiņu kopsavilkumam ir vērts ielikt skaidru karti.

Darījumu veidsE-rēķini obligātiPiezīmeG2G (starp budžeta iestādēm)no 2025. gada 1. janvārajau darbojas praksēB2G un G2B (uzņēmums un budžeta iestāde)no 2025. gada 1. janvārajau darbojas praksēB2B (starp uzņēmumiem)no 2028. gada 1. janvāraobligātums pārceltsB2B datu nodošana VIDno 2026. gada 1. janvāraiespējama brīvprātīgi

Šī kombinācija rada tipisku situāciju: uzņēmums vēl nav spiests B2B pilnībā pāriet uz strukturētiem e-rēķiniem, bet var to sākt darīt kontrolēti, ar mazāku stresu.

Kāds ir mērķis, kāpēc valsts ievieš šo kārtību?

Mērķis ir vienkāršs: panākt vienotāku un pārskatāmāku rēķinu apriti, samazināt manuālas kļūdas un uzlabot datu kvalitāti. Tas palīdz gan uzņēmumiem, gan iestādēm, jo rēķini kļūst salīdzināmi un apstrādājami automatizēti.

MK noteikumi paredz, ka VID izveido, uztur un attīsta e-rēķinu iesniegšanas risinājumu, lai e-rēķinus varētu saņemt decentralizēti un strukturēti. Atsevišķos gadījumos e-rēķinu dati var būt kontrolēti pieejami arī citām valsts iestādēm savu funkciju veikšanai, kas mazina atkārtotu datu prasīšanu no uzņēmuma.

Iesniegšanas termiņš un rīcība, ja termiņu nevar ievērot

Pamatnoteikums ir skaidrs: e-rēķins VID jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā 5 darbdienu laikā pēc nosūtīšanas dienas. Ja e-rēķins jau iesniegts caur izvēlēto kanālu, tas nav jāiesniedz atkārtoti.

Ja termiņu nav iespējams ievērot, noteikumi paredz atšķirīgu rīcību atkarībā no iemesla.

Ja traucējumi ir uzņēmuma vai operatora sistēmās:

  • par kavējumu jāpaziņo VID EDS ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc termiņa iestāšanās, norādot iemeslu,

  • e-rēķins jāiesniedz VID triju darbdienu laikā pēc traucējumu novēršanas.

Ja traucējumi ir VID e-rēķinu iesniegšanas risinājumā:

  • e-rēķins jāiesniedz ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc tam, kad VID ir paziņojis par traucējumu novēršanu.

Ja kavējums ir citu iemeslu dēļ:

  • par to jāpaziņo EDS, norādot iemeslu un periodu,

  • e-rēķini jāiesniedz ne vēlāk kā 30 kalendāra dienu laikā no iemesla konstatēšanas.

Šī disciplīna ir svarīga arī iekšēji, jo 5 darbdienas praksē paiet ātri, īpaši mēneša slēgumos.

Kā e-rēķinus iesniegt VID, piegādes kanāli un praktiskā izvēle uzņēmumam

E-rēķinu apritē svarīgs princips ir vienošanās. Uzņēmumi savstarpēji vienojas, kādu piegādes kanālu izmantos. MK noteikumi paredz vairākus kanālus, un praksē bieži lieto vienu vai kombināciju.

Trīs pamata ceļi, kā e-rēķins nonāk VID:

  • Oficiālā elektroniskā adrese (e-adrese), ja tā ir aktivizēta.

  • Pakalpojumu sniedzēja (operatora) kanāls, ja tas ir integrēts ar VID API.

  • VID EDS API vai manuāla XML augšupielāde EDS, kas ir saprotams risinājums mazākiem apjomiem.

E-adreses gadījumā e-rēķina ziņojuma un ziņojuma informācijas iesniegšana VID notiek automātiski. Tas noņem vienu manuālu soli, kas bieži ir arī kļūdu avots.

E-adrese, operators vai EDS augšupielāde, ko izvēlēties?

Izvēle parasti balstās apjomā un procesā, nevis “kura poga ir ērtāka”.

Mazs rēķinu skaits mēnesī bieži var sākt ar XML augšupielādi EDS. Tas prasa disciplīnu, bet neprasa sarežģītas integrācijas.

Regulāra rēķinu plūsma un vairāki klienti parasti prasa automatizāciju. Operators ar integrāciju vai rēķinu izrakstīšanas sistēma ar atbalstu e-rēķiniem samazina manuālas darbības.

E-adrese ir ērta, ja partneri to izmanto un process ir sakārtots. Tad “nosūtīšana” un “iesniegšana VID” var notikt ar mazāk soļiem.

Neatkarīgi no izvēles, uzņēmumam jānodrošina divas lietas: korekts XML standarts un iesniegšana termiņā.

Tipiskās kļūdas e-rēķinu apritē un kā no tām izvairīties

Pirmās kļūdas parasti nav ļaunprātīgas. Tās rodas no ieradumiem.

Biežākie klupšanas akmeņi:

  • PDF tiek uzskatīts par e-rēķinu, lai gan tas ir tikai attēlojums.

  • XML tiek sagatavots nepareizā formātā vai ar nepilniem datiem.

  • Nav skaidras vienošanās ar partneri par piegādes kanālu.

  • Tiek nokavēts 5 darbdienu iesniegšanas termiņš.

  • Trūkst iekšējās pārbaudes pirms nosūtīšanas.

Vienkāršs risinājums ir īss kontrolpunkts pirms palaišanas: pārbaudīt partnera rekvizītus, PVN likmi, kopsummas, un to, pa kuru kanālu rēķins aiziet. Vēl labāk, ja uzņēmums veic testu ar dažiem rēķiniem pirms apjoma palielināšanas.

Kā uzņēmumam sagatavoties jau tagad un kā Numbero palīdz pārejā

Sagatavošanās nav jāuztver kā liels projekts. To var izdarīt soli pa solim, sākot ar to, kas jau šodien rada aizķeršanos.

Praktisks plāns, kas der arī mazam uzņēmumam:

  • pārskatīt, kādi rēķinu veidi tiek izrakstīti,

  • sakārtot klientu un piegādātāju datus (rekvizīti, PVN numuri, adreses),

  • izvēlēties piegādes kanālu pa klientu grupām,

  • vienoties par atbildībām (kas nosūta, kas seko termiņam, kas labo kļūdas),

  • notestēt e-rēķinu ģenerēšanu un iesniegšanu VID.

Brīvprātīga B2B iesniegšana no 2026. gada ļauj pierast pie procesa un mierīgi sagatavoties 2028. gada prasībām. Tas ir kā izmēģinājuma brauciens pirms garāka maršruta.

Sagatavošanās kontrolsaraksts, process, dati, testēšana

Lai nepalaistu garām būtisko, pietiek ar dažiem konkrētiem punktiem:

  • Apkopojiet biežākos rēķinu scenārijus (preces, pakalpojumi, avansi).

  • Pārbaudiet PVN likmes un piemērošanu tipiskajos gadījumos.

  • Pārskatiet rekvizītus un klientu datus, kļūdas te maksā laiku.

  • Noformējiet vienošanos par piegādes kanālu ar galvenajiem partneriem.

  • Ieviesiet termiņa kontroli, 5 darbdienas pēc nosūtīšanas.

  • Veiciet testu ar dažiem e-rēķiniem, pirms pārejat uz ikdienu.

Ja izmantojat operatoru vai sistēmu, vienojieties arī par atbalstu kļūdu gadījumos, lai nav jāmeklē risinājums pēdējā brīdī.

Numbero ieguvumi, ja e-rēķinus gribat sākt izrakstīt bez tehniskām galvassāpēm

Ar Numbero jūs iegūstat:
✅ atbilstību Latvijas normatīvajiem aktiem,
✅ e-rēķinu sagatavošanu strukturētā XML formātā,
✅ ērtu rēķinu izrakstīšanu ikdienā,
✅ samazinātu risku kļūdām un kavējumiem,
✅ gatavību VID prasībām jau pirms obligātajiem termiņiem,
✅ iespēju XML e-rēķinus apskatīt cilvēklasāmā formātā, izmantojot Numbero e-rēķinu lasītāju - https://numbero.app/e-rekini

Cilvēklasāms skats ir noderīgs divām grupām. Grāmatvedis ātri pārbauda, vai dati sakrīt ar līgumu un piegādi. Vadītājs var saprast rēķina saturu bez XML faila atvēršanas tehniskā vidē. Tas samazina situācijas, kur “viss ir nosūtīts”, bet vēlāk atklājas, ka kāds lauks bijis nepareizs.

Secinājumi

MK noteikumi Nr. 749 no 2026. gada nosaka skaidru kārtību strukturēto e-rēķinu apritei un datu iesniegšanai VID. Strukturēts e-rēķins ir XML datne, nevis PDF pielikums, un iesniegšana VID parasti jāveic 5 darbdienu laikā pēc nosūtīšanas. Uzņēmums var izvēlēties piemērotāko piegādes kanālu, ja process ir saskaņots ar partneriem.

Labākais nākamais solis ir vienkāršs: veiciet nelielu testu ar e-rēķinu plūsmu un izvēlieties rīku, kas samazina kļūdu risku. Agrīna pāreja dod mieru, nevis steigu, un 2028. gadu var sagaidīt bez pēdējā brīža labojumiem.