С 1 января 2026 года в Латвии действует новый порядок для структурированных e-счетов и передачи их данных в Службу государственных доходов (VID). Основа изменений закреплена в правилах Кабинета министров № 749, которые регулируют и обмен e-счетами, и подачу данных в VID (официальные источники: MK noteikumi Nr. 749, Grāmatvedības likums).

Главный миф, который мешает подготовке, звучит просто: «у нас же и так счет в PDF». Проблема в том, что структурированный e-счет это не PDF. PDF может быть удобной картинкой для человека, но нормативное требование опирается на машиночитаемый XML. Это влияет на бухгалтерский учет, согласование с партнерами, выбор канала отправки и сроки передачи данных в VID.

Структурированный e-счет простыми словами: чем XML отличается от привычного счета в PDF

Структурированный электронный счет (e-счет) это электронный документ в формате XML с заданной структурой. Его читают системы, а не человек, как кассу читают штрихкоды. За счет структуры данные можно принять, проверить и провести в учете почти без ручного ввода.

Правила КМ № 749 привязывают структуру XML к общеевропейским спецификациям, которые помогают разным системам «понимать» счет одинаково (в том числе UBL 2.1 и PEPPOL BIS Billing 3.0, также используется подход CIUS и стандарт EN 16931-1). Здесь не нужно разбираться в тегах, важнее другое: юридически значимым оригиналом в таком процессе считается именно XML-файл.

При этом человекочитаемая версия никуда не исчезает. Она остается нужна для внутреннего контроля, согласований, переписки с клиентом и работы руководителя. Но если партнеру и VID нужен структурированный e-счет, один только PDF уже не закрывает задачу.

Какие практические плюсы дает структурированный формат в ежедневной работе

Самый заметный эффект появляется в рутине. Когда данные приходят в учёт «как данные», бухгалтерия меньше занимается перепечаткой и больше контролем.

Что обычно улучшается на практике:

  • Меньше ручного ввода по строкам, суммам и ставкам НДС.

  • Ниже риск ошибок в реквизитах, датах, итогах и НДС, так как формат проверяется системой.

  • Быстрее согласование и сверки, проще искать счета по параметрам.

  • Удобнее оспаривать расхождения, потому что структура фиксирует смысл полей.

Отдельный плюс связан с отчетностью. Данные структурированных e-счетов могут помочь при подготовке отдельных приложений к декларации по НДС, частично заполняя некоторые строки (например, в приложениях PVN 1-I и PVN 1-III). Это не «автопилот». Компания все равно проверяет корректность и несет ответственность за итог.

Правила КМ № 749 в 2026 году: кому нужно соблюдать, что получает VID и какие сроки критичны

Правила КМ № 749 применяются к субъектам, указанным в Законе о бухгалтерском учете. Это означает, что требования касаются не только SIA и AS, но и индивидуальных коммерсантов, а также физических лиц, ведущих хозяйственную деятельность (включая самозанятых).

Важно различать обязательность по сегментам:

  • B2G (взаимодействие бизнеса с бюджетными учреждениями) уже стало обязательным с 2025 года.

  • B2B станет обязательным с 1 января 2028 года.

  • При этом добровольная передача данных по B2B возможна уже с 2026 года, что дает время спокойно отладить процесс.

Что получает VID: структурированные XML-данные e-счета в том объеме, в каком они поданы. Приложения не входят в то, что VID принимает как e-счет (акты, договоры, фото и прочее нужно хранить отдельно по внутренним правилам). Поданные e-счета VID хранит минимум 5 лет, что соответствует общему подходу к хранению бухгалтерских документов.

Срок 5 рабочих дней и что делать, если отправка сорвалась

Базовое правило простое: e-счет подается в VID один раз, не позднее чем через 5 рабочих дней после дня отправки счета партнеру. Если счет уже подан через выбранный канал, повторно отправлять его в VID не нужно.

Если срок сорвался, алгоритм зависит от причины:

  • Сбой у компании или оператора: сообщить через EDS не позднее следующего рабочего дня, затем подать e-счет в течение 3 рабочих дней после устранения проблемы.

  • Сбой решения VID: подать e-счет не позднее следующего рабочего дня после сообщения о восстановлении.

  • Иные причины: уведомить EDS с указанием причины и периода, затем подать не позднее 30 календарных дней с момента выявления причины.

Эта логика полезна как «страховка», но лучше заранее настроить контроль сроков.

Как передавать структурированные e-счета в VID: каналы, выбор для компании и частые ошибки

Правила КМ № 749 допускают несколько каналов обмена. Ключевой принцип один: о канале нужно договориться с контрагентом. Иначе счет можно формально создать правильно, но фактически «не доставить» туда, где его ждут.

Основные способы подачи e-счета в VID:

СпособКак работает на практикеКому обычно подходитОфициальный электронный адрес (e-adrese)При активированном аккаунте подача данных в VID происходит автоматически вместе с сообщениемТем, кто хочет меньше ручных действийКанал оператора, интегрированного с API VIDОператор обеспечивает передачу и интеграции между системамиКомпаниям с регулярным потоком счетовEDS (API или ручная загрузка XML)Подача через интерфейс EDS, подходит и для точечных загрузокМалым объемам, старту и тестам

Существенная деталь: даже если вы отправляете партнеру XML и прикладываете PDF для удобства, VID хранит именно XML, без приложений. Приложения (акты, договоры) остаются зоной ответственности компании.

Типовые ошибки при переходе и короткий чек-лист перед запуском

Ошибки почти всегда идут от старых привычек. Часто ломается не техника, а договоренности и контроль.

Типовые промахи:

  • считать PDF «структурированным e-счетом»;

  • формировать XML с пропущенными полями или неверной структурой;

  • не согласовать канал с партнером заранее;

  • пропустить срок 5 рабочих дней;

  • отправить счет без внутренней проверки сумм и НДС.

Короткий чек-лист перед запуском:

  • проверить реквизиты сторон и НДС-статус;

  • сверить ставки НДС, суммы, номер и дату;

  • проверить позиции (наименования, количество, цена);

  • зафиксировать канал обмена с контрагентом и факт подачи в VID;

  • сделать тест на нескольких счетах до массового запуска.

План подготовки на 2026 год и как Numbero помогает закрыть требования без лишней сложности

Подготовка к структурированным e-счетам выглядит спокойнее, если разбить ее на шаги и назначить ответственных.

Практичный план на 2026 год:

  1. описать текущий процесс выставления и получения счетов;

  2. выбрать канал доставки и способ подачи данных в VID;

  3. настроить учетную систему или платформу для формирования XML;

  4. провести тестовую отправку и сверку;

  5. закрепить контроль сроков и правила хранения приложений;

  6. обучить сотрудников и согласовать действия с бухгалтерией.

Если нужен инструмент, который снимает техническую часть и дает понятный контроль, удобно использовать платформу, где структурированный XML формируется автоматически.

С Numbero вы получаете:

✅ соответствие требованиям нормативных актов Латвии;

✅ подготовку e-счетов в структурированном XML-формате;

✅ удобное ежедневное выставление счетов;

✅ сниженный риск ошибок и задержек;

✅ готовность к требованиям VID до обязательных сроков;

✅ просмотр XML e-счетов в человекочитаемом виде через ридер Numbero: https://numbero.app/ru/e-scheta

Заключение

С 01.01.2026 правила КМ № 749 закрепили понятный порядок: структурированный e-счет это XML, данные нужно передать в VID в срок до 5 рабочих дней, а канал обмена выбирают по договоренности с партнером. Для B2B обязательность наступит позже, с 2028 года, но начать добровольно можно уже сейчас, чтобы спокойно отладить процесс. Начните с тестовой отправки и выберите решение, которое формирует корректный XML и дает удобный просмотр для людей, тогда переход пройдет без лишнего риска.