Tātad - kas īsti ir e-rēķins? E-rēķins ir digitāls dokuments, ko uzņēmums nosūta klientam elektroniski. Atšķirībā no papīra rēķina, ko saņemam pastkastē vai izdrukājam mājās, e-rēķinus parasti saņemam savā internetbankā, e-pastā vai jebkurā citā, mūsu izvēlētājā digitālajā platformā.
Svarīgi atzīmēt, ka e-rēķins nav tas pats, kas PDF formāta rēķins e-pastā. E-rēķins ir mašīnlasāms dokuments ar speciālu formātu un datu struktūru (visbiežāk XML formātā). Tas nozīmē, ka programmatūra to var nolasīt, saprast un automātiski apstrādāt. Šeit arī nonākam pie pirmās e-rēķinu priekšrocības - paļaujoties uz formātu, vari krietni ietaupīt uz cilvēkresursiem un samazināt apstrādes kļūdu risku līdz nullei.
Kā e-rēķini darbojas?
Mūsdienās pastāv vairāki veidi, kādos iespējams sastādīt, saņemt, izsūtīt un apmaksāt e-rēķinus. Šeit daži no izplatītākajiem:
Internetbanka: Vairums Latvijas banku savus klientus nodrošina ar iespēju izmantot e-rēķinus. Uzņēmumi, kas pieslēgušies sistēmai, var nosūtīt e-rēķinus tieši uz tavu internetbanku. Viss, kas tev atliek, ir atvērt internetbanku, ieiet attiecīgajā sadaļā un autorizēt maksājumu.
E-pasts: Tāpat uzņēmumi var nosūtīt e-rēķinus arī uz tavu e-pastu. To vari apmaksāt, dodoties uz rēķinā iekļauto saiti, kas tālāk tevi novirzīs uz maksājumu veikšanas portālu.
E-rēķinu platformas: Pastāv arī specializētas e-rēķinu platformas (piemēram, mūsu pašu Numbero), kuras nodrošina e-rēķinu apriti starp uzņēmumiem un to klientiem, pat ja tie neizmanto vienu un to pašu sistēmu.
Tas, kā un kur saņemsi e-rēķinus, ir atkarīgs gan no tava uzņēmuma, gan arī sadarbības partneriem. Tātad, ja vēlies pāriet uz e-rēķinu formātu, procesā būs nepieciešams iesaistīt visas ieinteresētās puses.
E-rēķinu priekšrocības
Esam noskaidrojuši e-rēķinu darbības principus, laiks pievērsties to sniegtajām priekšrocībām. Uzreiz piebildīsim, ka sekojošie ieguvumi ir saistoši gan fiziskajām personām, gan kompānijām.
Ērtība: Paļaušanās uz e-rēķiniem gluži vienkārši ļauj izvairīties no nebeidzamiem dokumentu kalniem – rēķini vienmēr atradīsies tavā e-pastā vai internetbankā. Arī e-rēķinu apmaksas process ir ārkārtīgi vienkāršs un lietotājam draudzīgs.
Ātrums: E-rēķinu nosūtīšana un saņemšana aizņem vien pāris sekundes, turklāt process var tikt pilnībā automatizēts. Tāpat arī to automatizētā apstrāde, salīdzinot ar manuāli ievadītu papīra rēķinu, krietni paātrina procesu, un ļauj novirzīt laika resursus citviet.
Izmaksu samazināšana: Pētījumi liecina, ka uzņēmumiem pārejot uz e-rēķinu formātu, veidojas ievērojams ilgtermiņa ietaupījums uz drukāšanas, papīra un pasta izmaksām. Uzlabojas arī ROI jeb return on investment rādītāji.
Videi draudzīgs risinājums: E-rēķini palīdz saudzēt mūsu planētu, samazinot papīra patēriņu un pasta sūtījumu negatīvo ietekmi uz vidi. Tiek lēsts, ka pilnīga pāriešana uz formātu visā ES teritorijā ik gadu ļautu izglābt aptuveni 12 miljonus koku.
Drošība: Elektroniskie rēķini tiek speciāli šifrēti, nodrošinot tavu datu pilnīgu aizsardzību. Piemēram Numbero savu lietotāju datus šifrē un uzglabā Eiropas drošākajā serverī. Vairums sistēmu izmanto arī papildus autentifikāciju, padarot informācijas apmaiņu vēl drošāku.
Vai tagad esi pārliecināts par formāta priekšrocībām un beidzot esi gatavs pārmaiņām? Lieliski! Turpinājumā pievērsīsimies tam, ka tieši varam uzsākt lietot e-rēķinus.
Kā sākt lietot e-rēķinus?
Kā jau minējām, pāriešana uz e-rēķiniem vairumā gadījumu nozīmē formāta maiņu visām iesaistītajām pusēm. Turpinājumā - konkrēti soļi pāriešanai uz formātu:
Sazinies ar saviem pakalpojumu sniedzējiem: Paziņo, ka turpmāk vēlies saņemt e-rēķinus un noskaidro, kāda veida e-rēķinus un kāda platofrma tiks izmantota to apmaiņai (internetbanka, e-pasts, speciālas platformas).
Piesakies internetbankā vai citā platformā: Ja nepieciešams, reģistrējies attiecīgajā e-rēķinu saņemšanas platformā.
Veic pirmos maksājumus: Apskati saņemto e-rēķinu (vizuāli tam nevajadzētu būtiski atšķirties no papīra analogiem) un veic pirmos maksājumus.
Numbero ir ideāli piemērota platforma tavai pirmajai pieredzei darbā ar e-rēķiniem. Nodrošinot lietotāju ar dažādiem automatizētiem risinājumiem, un piedāvājot vienkāršu, lietošanā ērtu saskarni, Numbero ir parocīgs risinājums cilvēkiem, kuri ar digitālajām tehnoloģijām ir uz “jūs”. Tajā pašā laikā, aplikācijas sniegtās funkcijas atbilst pasaules līmeņa standartam un būs vienlīdz noderīgas gan personīgā lietošanā, gan tavas kompānijas vajadzībām.
Ja esi ieinteresēts, un vēlies noskaidrot atbildes uz sev aktuāliem jautājumiem, aicinām sazināties ar Numbero komandu jebkurā laikā.