Vai pavadzīme ir tas pats, kas rēķins? Lai gan daudzi šos terminus lieto kā sinonīmus, starp abiem eksistē pavisam konkrētas atšķirības. Vispirms, gandrīz jebkura pavadzīme var būt arī rēķins, taču ne visi rēķini var būt pavadzīmes. Izklausās sarežģīti? Patiesībā viss ir pavisam vienkārši. Uzzini vairāk par galvenajām atsķirībām starp rēķinu un pavadzīmi kopā ar Numbero.
Pavadzīmes un rēķini - galvenās atšķirības
Vispirms, pavadzīmes visbiežāk tiek lietotas gadījumos, kad darījums ietver preču piegādi, kamēr rēķini tiek izmantoti, lai fiksētu izmaksas par visdažādākajiem pakalpojumiem, vai tas būtu automobiļa remonts, tekstu sagatavošana mājaslapai, vai friziera pakalpojumi. Atslēgas vārdi šeit ir “preces”” un “pakalpojumi”.
Pavadzīme ietver rēķinu par konkrētu preci (piemēram ledusskapi) un papildus tam, arī sekojošos elementus:
Vietu preces piegādātāja parakstam
Vietu preces saņēmēja parakstam
Atsevišķos gadījumos - pakalpojumus, kas saistīti ar preču piegādi (uzstādīšana un tml.)
Tikmēr rēķini visbiežāk tiek izrakstīti, lai norēķinātos par pakalpojumiem. Kamēr pavadzīmēs bieži vien redzam izmaksas gan par precēm, gan pakalpojumiem, rēķins principā nekad neietvers abas vienības - tajā neuzskaitīsim gan preces, gan pakalpojumus.
Ko parasti iekļaujam pavadzīmē
Sastādot pavadzīmi par preču tirdzniecību jāptur prātā, ka tai jāietver sekojošie elementi:
Preces izsniegšanas un saņemšanas adrese
Preces pārvadātāja rekvizīti
Šofera vārds
Detalizēta informācija par pašu preci (nosaukums, mērvienība, daudzums, atlaide)
Cena par vienību bez PVN, PVN summa un kopsumma
Kad man ir jālieto pavadzīme?
Vadoties pēc Latvijas Ministru Kabineta noteikumiem, pavadzīme-rēķins tiek lietots katru reizi, kad nepieciešams dokumentēt preču izsniegšanas un saņemšanas darījuma faktu. Tās ietvaros precīzi uzskaitām preču un citu materiālo vienību vērtību.
Pavadzīme ir jānoformē jebkuram uzņēmumam, uzņēmējsabiedrībai, iestādei vai organizācijai katru reizi, kad tiek veikts preču izsniegšanas un saņemšanas akts.
Vai tas nozīmē, ka šāds dokuments, turklāt abu iesaistīto pušu parakstīts, tiek gaidīts pie katras preces piegādes? Pat ja darbojies kā individuālais komersants, un saviem klientiem individuāli izsūti pašgatavotus suvenīrus, piemēram sveces? Piekritīsiet, ka process izklausās gaužām apgrūtinošs, it sevišķi priekš neliela, tikko izveidota biznesa.
Par laimi ne viss ir tik sarežģīti. It sevišķi, ja esi nolēmis par labu elektroniskā rēķina izmantošanai.
Saskaņā ar Ministru Kabineta 2021. gada 21. decembrī pieņemtajiem noteikumiem, preču piegādes dokumentu ir iespējams neparakstīt, ja tas ir sagatavots elektroniski, un darījumā iesaistītās puses to ir apliecinājušas, pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi.
Tas, savukārt noved pie sekojošā jautājuma - kur un kā vislabāk sagatavot preču pavadzīmi lietošanai elektroniskā formātā? Būsi priecīgs uzzināt, ka tev nebūt nebūs nepieciešams lauzīt galvu par korektu pavadzīmes formātu vai tajā iekļaujamo informāciju.
Numbero, papildus e-rēķina sastādīšanas un izsūtnes funkcijām, lietotājus nodrošina ar sekojošajiem e-dokumentu veidiem:
Avansa rēķini
Pavadzīmes
Piedāvājumi
Kredītrēķini
Kā izmantot Numbero, lai sastādītu pavadzīmi?
Sastādot pavadzīmi ar Numbero, jums nav jāuztraucas par svarīgu detaļu izlaišanu. Numbero pavadzīmes sagatave ietvers visus nepieciešamos laukus, un tajos ievietojamā informācija pavadzīmē parādīsies vai nu automātiski (izejot no jūsu profila saglabātās informācijas), vai arī, lauka aizpildīšanas laikā, no tevis tiks pieprasīta specifiska, nepārprotama informācija, piem. saņēmēja vārds un uzvārds, norāde uz fizisku vai juridisku personu. Pavadzīmei varēsi pievienot arī papildus laukus. Turpat dokumenta lejā redzēsiet norādi, ka dokuments ir derīgs bez paraksta.
Tas arī viss, ar Numbero sagatavotā pavadzīme atbilst visiem Ministru Kabineta noteikumiem, un ir gatava tulītējai izsūtīšanai. Šādā veidā ievērojami ietaupīsi laiku (kas citādi tiktu iztērēts meklējot sagataves internetā), un varēsi būt drošs, ka pavadzīme nesatur kļūdas, kas vēlāk varētu traucēt veicot rēķinu un pavadzīmju uzskaiti. Visas tiktāl nosūtītās pavadzīmes būs pieejamas turpat tavā profilā, viegli pārskatāmā atskaitē.
Arī pavadzīmju izsūtīšanu vari automatizēt, izmantojot Numbero. Šī funkcija būs it īpaši noderīga, ja ar preces saņēmēju esi ilgtermiņa biznesa attiecībās, un preču piegādes notiek regulāri. Ar Numbero, vien pāris klikšķos vari nodrošināt, ka pavadzīme tiks izsūtīta regulāri, konkrētā datumā, par konkrētām precēm.
Ja esi nesen dibinājis savu biznesu, un meklē pēc iespējas ērtāku, laiku ekonomējošu opciju pavadzīmju sastādīšanai un nosūtnei, nepalaid garām Numbero - pašmāju uzņēmēju iecienītāko assistentu kopš 2021.gada!