Vai Jums ir bijis tā, ka darbs paveikts, klients apmierināts, bet nauda kaut kā neienāk? Bieži vaina nav attieksmē vai budžetā, bet rēķinā. Viena nepareiza rindiņa, sajaukts PVN numurs vai iztrūkstošs termiņš, un rēķins aizceļo uz “precizēšanas rindu”.

Manuāla izrakstīšana Excel vai Word bieži nozīmē kopēšanu no veciem rēķiniem, steigu un pārrakstīšanu. Sākumā tas šķiet ātri, līdz parādās labojumu ķēde, sarakste ar klientu un neskaidrības grāmatvedībā. Rezultāts ir viens: kavēta apmaksa un saspringta naudas plūsma.

Šeit atradīsiet praktiskus rēķinu izrakstīšanas padomi, lai rēķins klientam ir saprotams, grāmatvedībai ērts, bet Jums pašiem mazāk stresa. Un jā, automatizācija var kalpot kā drošības tīkls, nevis liels projekts.

Nepareizi rekvizīti un trūkstoša informācija, biežākais iemesls, kāpēc rēķinus atgriež

Daudzi domā, ka rēķini “iestrēgst” nepareizas summas dēļ. Realitātē biežāk klupšanas akmens ir rekvizīti un obligātie lauki. Klienta finanšu cilvēks parasti nevar ielikt rēķinu apmaksā, ja kaut kas nav korekts, pat ja pakalpojums ir sniegts perfekti.

Kļūdas avots gandrīz vienmēr ir ikdienišķs: kopējat iepriekšējo rēķinu, nomaināt aprakstu un summu, bet nepamanāt, ka palicis vecais bankas konts vai novecojusi adrese. Vai arī klientu nosaukumi ir līdzīgi, piemēram, “ABC Serviss” un “ABC Serviss LV”, un steigā izvēlaties nepareizo variantu. Šādas kļūdas izskatās sīkas, bet tās bloķē visu apstiprināšanas procesu klienta pusē.

Īpaši stingra pieeja mēdz būt, ja rēķins tiek sūtīts budžeta iestādei vai lielai organizācijai ar formālām prasībām. Tur rēķins var tikt atgriezts pat viena trūkstoša lauka dēļ. Un, ja kļūda ir bankas rekvizītos, risks kļūst vēl tiešāks, maksājums var aiziet nepareizā virzienā vai arī klients apstājas pie papildu pārbaudes.

Kāpēc rēķinos sajaucas klienta dati, PVN numurs, adrese un bankas konts

Tipiskie scenāriji atkārtojas:

Kopēšana no veca rēķina: tiek nomainīta tikai summa un pakalpojuma nosaukums, bet juridiskais nosaukums, PVN numurs vai bankas konts paliek no cita darījuma.
Vairāki projekti un mapes: veidnes “aizklīst”, un rēķins tiek sagatavots nepareizajam klientam.
Vairāki cilvēki izraksta rēķinus: katram ir sava veidne, sava numerācija, savs “pareizais” formulējums, un konsekvence pazūd.

Bieži tiek piemirsti arī obligātie rekvizīti: precīzs juridiskais nosaukums, reģistrācijas adrese, PVN maksātāja numurs, bankas rekvizīti. Atsevišķās situācijās, ja rēķins izrakstīts fiziskai personai saistībā ar saimniecisko darbību, var būt vajadzīgi arī personas dati (piemēram, personas kods, ja tas ir prasīts konkrētajā gadījumā).

Trūkstošas obligātās rēķina detaļas: datums, apmaksas termiņš un pakalpojuma apraksts

Rēķins var būt “gandrīz gatavs”, bet tajā iztrūkst tieši tas, kas klientam vajadzīgs apstiprināšanai: rēķina datums, apmaksas termiņš, pakalpojuma sniegšanas periods vai skaidrs apraksts. Tad rēķins netiek apmaksāts, tas nonāk precizēšanā.

Praktisks risinājums ir uzturēt partneru datus vienuviet un nepārrakstīt tos manuāli. Numbero šeit palīdz mierīgi un bez dramatizēšanas: sadarbības partneri tiek glabāti sistēmā, rēķinā tos izvēlas no saraksta, nevis kopē no veca PDF. Ja rekvizītus var ielasīt no reģistriem, samazinās risks lietot novecojušu nosaukumu vai PVN numuru. Un, ja pietrūkst obligāta lauka, sistēma par to brīdina pirms nosūtīšanas, nevis pēc tam, kad klients rēķinu atmet atpakaļ.

Summas, nodokļi un valūta, biežākās kļūdas manuālā rēķinu izrakstīšanā

Ar rekvizītiem vēl var tikt galā “ar aci”, bet ar aprēķiniem ir citādi. Excel formula var būt pareiza vakar, bet šodien Jūs pievienojat jaunu rindu, maināt PVN likmi vai ieliekat atlaidi, un kopsumma vairs nesakrīt. Klients to pamana ātri, jo viņa sistēma salīdzina pozīcijas ar kopsummu. Apmaksa apstājas.

Līdzīgi ir ar valūtu un valodu. Ja līgumā ir norādīta konkrēta valūta, bet rēķins aiziet eiro, klients gribēs precizējumu. Ja rēķins ir latviski, bet ārzemju klientam vajadzīga angļu valoda, rēķins nereti tiek atlikts, jo “nav skaidrs, par ko tieši ir runa”. Te nav runa par perfektiem tekstiem, bet par saprotamību.

Vēl viena bieža problēma ir noapaļošana un pārrēķini. Ja valūtas kursu rēķināt manuāli, var parādīties mazas atšķirības, kas klienta pusē izskatās kā kļūda. Tās ir dažas centu daļas, bet sarakste var aizņemt dienu.

Nepareizi kopsummu un PVN aprēķini: kā tie rodas un kā ietekmē grāmatvedību

Kļūda bieži rodas pašās beigās: tiek pievienota viena pozīcija, bet kopsumma netiek pārrēķināta; tiek mainīta PVN likme, bet tabula neaptver jauno rindu; atlaide ielikta vienā vietā, bet citā aizmirsta.

Sekas ir praktiskas. Klients aptur apmaksu, līdz saņem labotu dokumentu. Grāmatvedim savukārt jāmeklē, kāpēc PVN summa neatbilst apliekamajai bāzei vai kāpēc kopsumma nesakrīt ar pozīcijām. Ja labojumi sākas pēc nosūtīšanas, var parādīties vairākas rēķina versijas, un tad visi salīdzina failus, nevis strādā.

Šādas situācijas parasti samazina automatizēti aprēķini. Numbero kopsummas un PVN rēķina no pozīcijām, un izmaiņas vienā vietā uzreiz parādās visur, tāpēc mazāk vietas “klusai” kļūdai.

Valūtas un valodas sajaukšana starptautiskajos rēķinos

Ja strādājat ar ārvalstu klientiem, vienkāršs noteikums glābj nervus: valūta un valoda jāsaskaņo ar līgumu un klienta ieradumiem. Pretējā gadījumā rēķins “iesprūst” apstiprināšanā, pat ja summa ir pareiza.

Numbero ļauj katram klientam izvēlēties valūtu un valodu, lai rēķins no sākuma ir sagatavots saprotami, bez kopēšanas un pārtulkošanas pēdējā brīdī. Ja klientam vajag strukturētu e-rēķinu, noder arī eksports atbilstošā formātā (piemēram, XML pēc Peppol specifikācijas), jo tas atvieglo apstrādi klienta sistēmās.

Rēķinu numerācija, datumi un labojumi, mazās kļūdas, kas rada lielas galvassāpes

Rēķinu numerācija un datumi šķiet kā tehniskas detaļas, līdz parādās dublikāts vai izlaists numurs. Tad sākas jautājumi: kurš rēķins bija pirmais, kurš tika nosūtīts, kurš palika melnrakstos? Uzskaitē konsekvence nav greznība, tā ir kārtība, ko Jūs paši sev uzbūvējat.

Biežs piemērs: sagatavojat rēķinu, bet neizsūtāt. Nākamajā dienā izrakstāt citu un piešķirat nākamo numuru. Pēc nedēļas pirmais rēķins tomēr aiziet klientam, un secība ir izjaukta. Ja rēķinus izraksta vairāki cilvēki vai no dažādām ierīcēm, risks pieaug vēl vairāk.

Datumi rada savu “kluso” problēmu: rēķina izrakstīšanas datums, pakalpojuma periods un apmaksas termiņš ir trīs dažādas lietas. Ja labojat tikai termiņu, bet aizmirstat periodu, klientam rodas jautājumi, grāmatvedībai rodas nesakritības.

Nepareizi datumi un nekorekti labojumi: kā tos novērst bez stresa

Divi ieradumi palīdz visvairāk.

Pirmais, nelabojiet nosūtītu rēķina failu. Ja Jūs pārrakstāt PDF vai Word dokumentu un sūtāt vēlreiz, apritē parādās vairākas versijas, un nav skaidrs, kura ir aktuālā. Labojumus veiciet strukturēti, ar skaidru pamatojumu un norādi, kas mainīts.

Otrais, turiet numerāciju un datumus vienā sistēmā. Numbero var automātiski piešķirt rēķina numuru, aizpildīt datumus, piedāvāt rēķina statusus (sagatavots, nosūtīts, apmaksāts) un saglabāt izmaiņu vēsturi. Tas noņem strīdu par versijām, gan Jums, gan klientam, gan grāmatvedībai.

Secinājumi: mazāk labojumu, ātrāka apmaksa

Rēķins nav tikai dokuments, tas ir maksājuma ceļš. Ja tajā ir šķēršļi, nauda kavējas. Lai tas nenotiktu, noder šādi rēķinu izrakstīšanas padomi:

  • Rekvizītus glabājiet vienuviet, nevis kopējiet no veciem failiem.

  • Pārbaudiet obligātos laukus (juridiskais nosaukums, adrese, PVN numurs, bankas rekvizīti, vajadzības gadījumā fiziskas personas dati).

  • Turiet konsekventu numerāciju, lai nav dublikātu un izlaistu numuru.

  • Nošķiriet datumus: izrakstīšanas datums, pakalpojuma periods, apmaksas termiņš.

  • Nelabojiet nosūtītu rēķinu failu, labojiet strukturēti, ar skaidru pamatojumu.

  • PVN un kopsummas uzticiet sistēmai, lai nav formulu un noapaļošanas pārpratumu.

  • Starptautiskos rēķinos uzreiz iestatiet pareizo valūtu un valodu.

Ja Jūs bieži izrakstāt rēķinus manuāli, pamēģiniet automatizāciju kā ikdienas palīgu (piemēram, Numbero). Mazāk cilvēcisku kļūdu parasti nozīmē vienu lietu, apmaksa atnāk ātrāk.