Вы испытываете трудности с созданием номеров счетов-фактур? Если да, то Вы не одни. Составление правильно оформленного счета-фактуры, соответствующего профессиональным стандартам, может быть сложным и трудоемким процессом, особенно если у Вас нет опыта. В этой статье мы рассмотрим несколько различных форматов номеров счетов-фактур и их вариаций, а также приведем конкретные примеры, которые помогут Вам найти тот, который лучше всего подходит для Ваших потребностей.

Автоматизация с Помощью Префиксов

Одной из основных функций Numbero является автоматизация всех процессов, связанных с выставлением счетов. Хотя номера счетов-фактур можно настраивать непосредственно в документах, Numbero рекомендует использовать функцию префиксов, доступную в настройках документов компании. Эта функция автоматизирует процесс создания номеров счетов-фактур для дальнейшего использования.

Ниже мы постараемся показать Вам, как это работает на практике. Обратите внимание, что работа с префиксами и их комбинациями поначалу может показаться несколько запутанной, поэтому мы рекомендуем не закрывать эту статью, пока Вы настраиваете параметры документа компании.

Использование Префиксов для Генерации Уникальных Номеров

Префикс {N} обозначает порядковый номер документа и является обязательным. Вы можете указать желаемый период сброса для порядкового номера документа - это может быть год, месяц или день. Для этого необходимо использовать дополнительный префикс. Комбинации с дополнительными префиксами работают следующим образом:

• Мы используем комбинацию {NY}, чтобы сбросить порядковый номер документа на 1 в начале нового года. Префикс {Y} здесь обязателен.

• Комбинация {NM} используется для сброса порядкового номера документа на 1 в начале нового месяца. Здесь два префикса - {Y} и {M} - являются обязательными.

• Мы используем комбинацию {ND} для сброса порядкового номера документа на 1 в начале нового дня. Здесь обязательны все префиксы {Y}, {M} и {D}.

Пример с {NM}

Использование комбинации префиксов INV-{NM}-{Y}-{M} приведет к тому, что номер счета-фактуры будет: INV-1-2023-3 в "живом" документе.

Вы также можете указать минимальное количество символов в порядковом номере документа, добавив количество ведущих нулей к префиксу {N}. На практике это работает следующим образом:

Пример с {NM5}

При использовании INV-{NM5}-{Y}-{M} номер счета-фактуры будет INV-00001-2023-3.

Как видите, единственное отличие этого примера от предыдущего заключается в самом порядковом номере счета-фактуры. Используя {NM5}, мы указываем, что хотим, чтобы порядковый номер счета-фактуры состоял минимум из пяти символов.

Изменение Даты с Помощью Префиксов

Префиксы работают точно так же, когда мы хотим изменить даты.

Вот несколько примеров, иллюстрирующих, как можно использовать префиксы для изменения дат:

• {Y} - год создания документа. Вы можете указать минимальное количество символов, используя {Y2}:

• Пример: {Y} будет 2023, а {Y2} - 23.

• {M} - месяц создания документа. Можно указать минимальное количество символов с помощью {M2}:

• Пример: {M} будет 3, а {M2} - 03.

• {D} - день создания документа. Можно указать минимальное количество символов с помощью {D2}:

• Пример: {D} будет 9, а {D2} - 09.

Пример порядкового номера документа с префиксом измененной даты:

INV{NM5}-{Y}-{M2}

То, что Вы и Ваши партнеры увидите в итоговом счете-фактуре, будет выглядеть следующим образом:

• Первый счет-фактура, сгенерированный в марте, будет иметь номер INV00001-2023-03.

• Второй счет-фактура, сгенерированный в марте, будет INV00002-2023-03.

• Первый счет-фактура, сгенерированный в апреле, будет INV00001-2023-04.

Команда Numbero создала высоконастраиваемый генератор номеров счетов-фактур, который выдает номера документов на основе даты их создания. Например, если дата создания счета-фактуры - 02/01/2023, возможные форматы номеров счетов-фактур следующие:

• PV-12-1/2023 - PV-{D}{M}-{N}/{Y}

• PV-0102-1/2023 - PV-{D2}{M2}-{N}/{Y}

• PV-0102-0001/2023 - PV-{D2}{M2}-{N4}/{Y}

Теперь, если мы объединим это с префиксом порядкового номера документа, который обновляется каждый новый месяц, мы получим:

PV-0102-1/2023 или PV-{D2}{M2}-{NM}/{Y}

В Заключении

Мы рекомендуем использовать приведенную выше информацию в качестве инструкции при начале работы с префиксами. Хотя поначалу префиксы и их вариации могут показаться сложными, Вы быстро разберетесь в том, как работают эти формулы, как только начнете работать с выставлением счетов на практике.

Если у Вас все же возникнут трудности, обращайтесь к нам в любое время по электронному адресу info@numbero.app. Наши специалисты помогут Вам быстро и легко справиться с любой проблемой.