Regulamin

Stan na dzień: 29 września 2026 r.

Wersja 2.1

1. Oświadczenia użytkownika usługi

1. Regulamin Strony internetowej (dalej: „Regulamin”) określa parametry techniczne rejestracji profilu użytkownika w celu korzystania z usług strony internetowej https://numbero.app, aplikacji https://my.numbero.app oraz aplikacji mobilnych (dalej łącznie: „Strona internetowa”). Łącznie z Warunkami subskrypcji https://numbero.app/pl/informacje-prawne/warunki-subskrypcji, niniejszy Regulamin stanowi element jednolitej czynności prawnej pomiędzy SIA „NUMBERO APP” (dalej: „my” lub „Usługodawca”) a zarejestrowanym użytkownikiem usług Strony internetowej (dalej: „Użytkownik”).

2. Przed kliknięciem jakiegokolwiek przycisku potwierdzenia lub rozpoczęciem rejestracji profilu użytkownika należy uważnie zapoznać się z niniejszym Regulaminem. Dokonując tych czynności, Użytkownik potwierdza, że akceptuje wszystkie postanowienia Regulaminu i staje się stroną czynności prawnej – zobowiązuje się wykonywać i przestrzegać obowiązków i zobowiązań określonych w niniejszym Regulaminie, w zamian za co uzyskuje prawo i możliwość korzystania z usług oferowanych na Stronie internetowej, pod warunkiem że została przeprowadzona procedura subskrypcji usługi.

3. W przypadku braku akceptacji Regulaminu lub zastrzeżeń choćby do jednego z jego postanowień nie należy klikać żadnego przycisku potwierdzenia ani rozpoczynać rejestracji profilu użytkownika na Stronie internetowej.

4. Użytkownik przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na to, że Usługodawca, o ile przewidują to przepisy prawa, jest uprawniony do weryfikacji Użytkownika lub kontrahentów Użytkownika na listach sankcyjnych, a także do podejmowania działań zgodnie z wymogami prawa.

2. Charakter usługi

1. System usług „NUMBERO APP” (dalej: „System”) stanowi zautomatyzowaną procedurę przetwarzania danych, do której Użytkownik może uzyskać dostęp po zalogowaniu się za pośrednictwem odnośnika https://my.numbero.app/login, natomiast nowy Użytkownik Systemu może zarejestrować swój profil Użytkownika (swoje konto) w Systemie za pośrednictwem odnośnika https://my.numbero.app/register.

2. System Strony internetowej umożliwia zarejestrowanemu Użytkownikowi zarządzanie jego profilem (kontem), za pomocą którego zapewnione jest zarządzanie obiegiem faktur lub innych dokumentów księgowych (w tym ustrukturyzowanych e-faktur) oferowanych w Systemie, zgodnie z zamieszczonym w Systemie opisem tworzenia i obiegu dokumentów.

3. Pojęcie „faktura” oznacza w niniejszym Regulaminie fakturę, fakturę zaliczkową, list przewozowy, fakturę korygującą, e-fakturę lub inny dokument księgowy o podobnym charakterze, zgodnie z ofertą Systemu.

4. Dane wprowadzone do faktury podlegają przetworzeniu według określonego algorytmu, a po prawidłowym wypełnieniu faktura zostaje wprowadzona do obiegu w Systemie. Obieg faktury jest uzależniony od warunku, że informacje zawarte w fakturze odpowiadają stanowi faktycznemu oraz oświadczeniom i gwarancjom Użytkownika przewidzianym w niniejszym Regulaminie.

3. Zasady rejestracji i utrzymywania profilu Użytkownika

1. Do rejestracji profilu Użytkownika i dalszego dostępu do profilu wymagane jest połączenie online – przez internet lub mobilną transmisję danych, jeżeli System jest używany na urządzeniu mobilnym lub w aplikacji mobilnej.

2. Użytkownikiem Systemu może być osoba fizyczna wpisana do rejestru handlowego lub zarejestrowana w organie administracji podatkowej (VID) (przedsiębiorca indywidualny lub osoba prowadząca działalność gospodarczą), spółka handlowa (spółka osobowa lub kapitałowa) jako osoba prawna, a także każda jednostka organizacyjna, która ma prawo i interes gospodarczy w korzystaniu z usług oferowanych w Systemie. Profil Użytkownika będącego osobą prawną jest rejestrowany i zarządzany za pośrednictwem osób należycie umocowanych.

3. Aby zainteresowany podmiot mógł zostać Użytkownikiem, musi w pierwszej kolejności utworzyć swój osobisty profil Użytkownika (własne konto) https://my.numbero.app/register (dalej również: „profil” lub „konto”), zapoznając się najpierw z Regulaminem korzystania z Systemu, a następnie potwierdzając jego akceptację.

4. Jeden Użytkownik może posiadać tylko jeden profil (konto). Podczas rejestracji profilu Użytkownik podaje wyłącznie prawdziwe, kompletne i aktualne dane, a także zapewnia ich terminową aktualizację w trakcie korzystania z profilu. W jednym profilu Użytkownika można dodać kilka firm (przedsiębiorców) i nimi zarządzać. Do każdej firmy można dodać kilku użytkowników podrzędnych, zgodnie z upoważnieniem udzielonym przez firmę. Użytkownik może również przyznać dostęp do danych firmy innemu Użytkownikowi Systemu.

4. Podstawowe warunki korzystania z profilu

1. Użytkownikowi zabrania się ujawniania danych autoryzacyjnych swojego profilu, kluczy API i danych logowania do serwera SMTP osobom trzecim, które nie są upoważnione do zarządzania profilem Użytkownika. Usługodawca ma podstawy i prawo przyjąć, że we wszystkich przypadkach logowania do profilu i korzystania z kluczy API, a także w przypadkach korzystania z usługi faktycznym wykonawcą tych czynności jest Użytkownik, tj. osoba, której dane zostały wskazane w profilu.

2. Korzystanie z Systemu jest usługą odpłatną (z wyjątkiem planu bezpłatnego i 30-dniowego okresu próbnego). Opłata za korzystanie (opłata subskrypcyjna) jest określona w cenniku https://numbero.app/pl/#pricing.

3. Użytkownikowi zabrania się sporządzania w Systemie jakichkolwiek dokumentów w imieniu innej osoby lub innej firmy, jeżeli Użytkownik nie jest do tego upoważniony.

4. Użytkownikowi surowo zabrania się korzystania z funkcji Systemu poza środowiskiem tego Systemu (platformy), z wyjątkiem integracji oferowanych przez System (API, własny serwer SMTP, synchronizacja bankowa, MCP) zgodnie z niniejszym Regulaminem, lub jeżeli Użytkownik i Usługodawca odrębnie uzgodnili to na piśmie.

5. Użytkownik gwarantuje, że System będzie wykorzystywany wyłącznie w celach zgodnych z prawem i nie będzie wykorzystywany do jakiejkolwiek działalności przestępczej lub niezgodnej z prawem, w tym działalności naruszającej przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy lub sankcje międzynarodowe.

6. Użytkownik gwarantuje, że faktury sporządzane w Systemie nie będą zawierać informacji naruszających obowiązujące przepisy prawa lub naruszających cześć, godność, prawa lub interesy odbiorcy faktury bądź jakiejkolwiek osoby trzeciej. Dotyczy to m.in. treści nieprzyzwoitych, obraźliwych, zniesławiających, zawierających groźby, dyskryminujących lub nawołujących do nienawiści.

7. Użytkownik oświadcza i zobowiązuje się zapewnić, że z Systemu korzysta wyłącznie osoba fizyczna lub prawna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz prawo do zaciągania zobowiązań handlowych lub cywilnoprawnych wynikających ze sporządzania i wykorzystywania dokumentów oferowanych przez System.

8. Użytkownik zobowiązuje się samodzielnie i terminowo planować wolumen obiegu dokumentów w profilu swojej firmy oraz wybrać odpowiedni plan subskrypcji zapewniający niezbędną funkcjonalność Systemu.

9. Użytkownik zobowiązuje się naprawić Usługodawcy wszelkie szkody, a także na żądanie zapewnić ochronę interesów Usługodawcy, członków jego organów i jego pracowników przed wszelkimi szkodami, wydatkami lub roszczeniami osób trzecich wynikającymi z: (1) naruszenia oświadczeń lub gwarancji Użytkownika lub (2) jakiegokolwiek naruszenia zobowiązań Użytkownika przewidzianych w Regulaminie korzystania z Systemu.

10. Użytkownik zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić Usługodawcę na adres e-mail info@numbero.app, jeżeli: (1) którekolwiek z oświadczeń lub gwarancji Użytkownika, o których mowa w niniejszym Regulaminie, utraci moc lub ich wykonanie przez Użytkownika stanie się w całości lub w części niemożliwe oraz (2) niemożność wykonania zobowiązań Użytkownika może wprowadzić w błąd Usługodawcę lub osoby trzecie (w szczególności odbiorców faktur). Samo dokonanie powiadomienia nie zwalnia Użytkownika z konsekwencji wynikających z naruszenia tych oświadczeń, gwarancji lub zobowiązań, z wyjątkiem przypadków, w których powiadomienie obiektywnie zapobiega wystąpieniu tych konsekwencji w przyszłości.

5. Integracje

1. Integracje (synchronizacja bankowa, własny serwer SMTP, dostęp do API) są dostępne w planach, w których zostały uwzględnione zgodnie z cennikiem. Użytkownik włącza integracje według własnego wyboru. Usługodawca może zmienić lub zakończyć integracje, powiadamiając o tym co najmniej 30 dni wcześniej.

2. Synchronizacja bankowa. Użytkownik może połączyć konto bankowe lub konto w instytucji płatniczej swojej firmy z Systemem za pośrednictwem licencjonowanego dostawcy usług informacji o rachunku GoCardless. Łącząc konto, Użytkownik akceptuje warunki korzystania i politykę prywatności GoCardless. Dostęp Użytkownik autoryzuje w swoim banku na okres określony przez bank (zazwyczaj od 90 do 180 dni), po upływie którego dostęp należy odnowić. Dostęp jest wyłącznie do odczytu, a System nie może dokonywać płatności. System automatycznie dopasowuje płatności przychodzące do faktur, jednak Użytkownik odpowiada za weryfikację statusów płatności. Użytkownik może łączyć wyłącznie konta, do korzystania z których ma prawo, i może w każdej chwili rozłączyć połączenie.

3. Własny serwer SMTP. Użytkownik może wysyłać dokumenty z własnego serwera poczty e-mail. Użytkownik oświadcza, że ma prawo korzystać ze wskazanego adresu e-mail i serwera, oraz odpowiada za ustawienia serwera (w tym SPF, DKIM, DMARC) i przestrzeganie regulaminu dostawcy usług poczty e-mail. Usługodawca przechowuje dane logowania SMTP w sposób zabezpieczony i wykorzystuje je wyłącznie do wysyłania dokumentów Użytkownika. SMTP wolno wykorzystywać wyłącznie do wysyłania dokumentów przygotowanych w Systemie; wysyłanie wiadomości masowych lub niezamówionych jest zabronione. Usługodawca jest uprawniony do rozłączenia połączenia SMTP w przypadku nadużyć lub powtarzających się błędów.

4. Dostęp do API. Użytkownik może uzyskiwać dostęp do Systemu za pomocą kluczy API. Użytkownik przechowuje je w poufności i odpowiada za wszystkie działania wykonane przy ich użyciu. Usługodawca stosuje limity liczby żądań i może je zmieniać. Zabrania się wykorzystywania API do przeciążania Systemu, masowego pozyskiwania danych, odsprzedaży ani tworzenia konkurencyjnej usługi. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności API, o ile nie zawarto odrębnego porozumienia, może zmieniać API, powiadamiając o tym z wyprzedzeniem, i jest uprawniony do unieważnienia kluczy API w przypadku naruszenia Regulaminu lub nieuiszczenia opłaty subskrypcyjnej. Za dane przekazywane przez Użytkownika za pomocą API do innych systemów odpowiada Użytkownik.

5. Asystent AI. Podpowiedzi asystenta AI mają charakter informacyjny. Użytkownik weryfikuje je przed wystawieniem dokumentów.

6. E-faktury i MCP. E-faktury są przygotowywane zgodnie z PEPPOL BIS Billing 3.0 i EN 16931. Użytkownik odpowiada za poprawność danych odbiorcy i przestrzeganie terminów określonych w przepisach prawa. Publiczne linki do podglądu są dostępne dla każdego, kto posiada link.

6. Szczególne uprawnienia Usługodawcy

1. Niezależnie od wszelkich innych dostępnych nam prawnych środków ochrony praw i interesów, w przypadku stwierdzenia, że informacje Użytkownika lub informacje zawarte w fakturze w oczywisty sposób nie spełniają wymogów niniejszego Regulaminu, zastrzegamy sobie prawo do skontaktowania się z Użytkownikiem oraz – zarówno przed nawiązaniem kontaktu, jak i po nim – do wstrzymania, a nawet usunięcia faktury z Systemu.

2. Przysługuje nam niepodważalne prawo do wyłączenia wszelkiej odpowiedzialności w związku ze skutkami prawnymi wystawiania i otrzymywania faktur zainicjowanych przez Użytkownika, które należą do sfery wzajemnych zobowiązań i stosunków prawnych między Użytkownikiem a adresatem faktury. Ponadto zastrzegamy sobie prawo, według własnego uznania, w dowolnym czasie i bez uprzedniego powiadomienia, do ograniczenia, a nawet zablokowania dostępu dowolnego Użytkownika do Systemu, zapewniając jednocześnie Użytkownikowi otrzymywanie w formie elektronicznej informacji o obiegu faktur do chwili ograniczenia dostępu lub zamknięcia profilu na żądanie Użytkownika.

3. Samo korzystanie z Systemu nie powoduje po stronie Usługodawcy jakiejkolwiek odpowiedzialności za podatki, opłaty lub inne należności, które mogą zostać nałożone na firmę Użytkownika w związku z wystawianiem faktur lub ich obiegiem w Systemie.

4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności wobec Użytkownika za jakiekolwiek szkody powstałe w związku z usługami świadczonymi przez System lub odmową świadczenia tych usług, w tym za utracone lub oczekiwane korzyści, niewykorzystane możliwości, wpływ na reputację Użytkownika lub firmy powiązanej z profilem, bezpośrednie lub pośrednie szkody majątkowe, szkody wynikające z działań adresata faktur sporządzonych przez Użytkownika (w tym odmowy zapłaty faktury), szkody wynikające z błędów lub niedbalstwa samego Użytkownika (w tym usunięcia faktury lub profilu Użytkownika), zakłóceń w działaniu Strony internetowej lub czasowej przerwy w jej działaniu, zakłóceń w działaniu integracji świadczonych przez osoby trzecie (banki, dostawców usług informacji o rachunku, dostawców usług poczty e-mail), nieprawidłowego powiązania płatności z fakturami, podpowiedzi asystenta AI, braków w treści lub możliwościach technologicznych Strony internetowej, nawet jeżeli Usługodawca został uprzednio poinformowany o możliwości wystąpienia takich szkód. Niezależnie od powyższego odpowiedzialność Usługodawcy nie jest wyłączona ani ograniczona w przypadkach, w których szkoda powstała wskutek niewybaczalnego niedbalstwa, rażącego niedbalstwa, oszustwa lub świadomego podania nieprawdziwych informacji, albo gdy wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawa.

5. Odmowa lub zwłoka Usługodawcy w wykonaniu jakiegokolwiek prawa lub w żądaniu od Użytkownika spełnienia któregokolwiek z warunków niniejszego Regulaminu nie może być interpretowana jako zrzeczenie się tych praw i nie ogranicza możliwości ich wykonywania w przyszłości. Pełne lub częściowe wykonanie praw przewidzianych w Regulaminie nie wyłącza wykonania innych praw przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa.

6. Usługodawca ma wyłączne prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w dowolnym czasie. O zmianach Regulaminu wiążących Użytkownika Usługodawca informuje na Stronie internetowej oraz za pomocą wiadomości e-mail wysyłanej do zarejestrowanych Użytkowników nie później niż 30 dni przed ich wejściem w życie, wskazując datę wejścia zmian w życie.

7. Usunięcie lub przywrócenie profilu firmy lub profilu Użytkownika

1. System jest uprawniony do wszczęcia procedury usunięcia profilu firmy prowadzonego przez Użytkownika, jeżeli od ostatniej aktywności Użytkownika w profilu firmy upłynęły 3 miesiące. Warunek ten dotyczy również przypadków, w których opłata subskrypcyjna nie została uiszczona przez okres dłuższy niż 3 miesiące (zob. https://numbero.app/pl/informacje-prawne/warunki-subskrypcji).

2. System jest uprawniony do wszczęcia procedury usunięcia profilu Użytkownika, jeżeli do Użytkownika nie jest przypisany żaden profil firmy i od ostatniej aktywności Użytkownika w profilu Użytkownika upłynęły 3 miesiące.

3. Za „aktywność” uważa się każde działanie zainicjowane przez Użytkownika w Systemie, w tym logowanie, generowanie faktur lub wprowadzanie danych do profilu Użytkownika lub dowolnego powiązanego z nim profilu firmy. Automatyczne żądania API i synchronizacja bankowa nie są uznawane za aktywność.

4. System wysyła Użytkownikowi powiadomienie o procedurze usunięcia danego profilu na adres e-mail powiązany z profilem. Użytkownik ma prawo wstrzymać procedurę usunięcia w terminie jednego miesiąca od dnia wysłania powiadomienia, kontaktując się z Usługodawcą pod adresem info@numbero.app i wnosząc o przywrócenie profilu. W przypadku przywrócenia profilu System przywraca również jego dane. Jeżeli do przywracanego profilu miała zastosowanie opłata subskrypcyjna, Użytkownik jest zobowiązany do jej uiszczenia za cały okres do dnia przywrócenia profilu, zgodnie z planem subskrypcji wybranym przed wszczęciem procedury usunięcia.

5. Jeżeli przywrócenie profilu następuje po wszczęciu procedury usunięcia, Użytkownik zostaje obciążony opłatą za przywrócenie profilu w wysokości 50 euro. Opłata za przywrócenie profilu nie obejmuje zaległej opłaty subskrypcyjnej.

6. Jeżeli w terminie jednego miesiąca od powiadomienia o wszczęciu procedury usunięcia System nie otrzyma od Użytkownika żądania przywrócenia profilu Użytkownika lub profilu firmy, dany profil zostaje trwale usunięty. System informuje o tym na adres e-mail powiązany z profilem.

7. Profil Użytkownika lub powiązany z nim profil firmy jest usuwany niezwłocznie na wyraźne żądanie Użytkownika, jeżeli opłata subskrypcyjna za dany okres została uiszczona w pełnej wysokości. Żądanie można złożyć w profilu Użytkownika lub wysyłając powiadomienie na adres e-mail: info@numbero.app. W takim przypadku opłata subskrypcyjna uiszczona z góry nie podlega zwrotowi. W drodze wyjątku, jeżeli wykupiono subskrypcję roczną, po złożeniu żądania usunięcia profilu Użytkownikowi może zostać zwrócona część opłaty subskrypcyjnej proporcjonalnie do niewykorzystanego okresu (za pełne miesiące). Prawo do zwrotu opłaty subskrypcyjnej przysługuje przez 30 dni od powiadomienia o usunięciu profilu.

8. Usługodawca jest uprawniony do wszczęcia procedury usunięcia profilu Użytkownika lub profilu firmy albo do zastosowania innych ograniczeń proporcjonalnych do danej sytuacji w przypadku stwierdzenia istotnego naruszenia niniejszego Regulaminu lub warunków korzystania z Systemu.

8. Postanowienia końcowe

1. Usługodawca zapewnia, że transmisja danych odbywa się z wykorzystaniem protokołu szyfrowania TLS (Transport Layer Security) lub równoważnego standardu bezpieczeństwa.

2. Rejestrując profil Użytkownika i uzyskując prawo do korzystania z usług Systemu, Użytkownik nie nabywa żadnych praw do własności intelektualnej należącej do Usługodawcy, w tym do znaków towarowych, logotypów, elementów graficznych, rozwiązań programistycznych i innych przedmiotów ochrony. Jakiekolwiek korzystanie z takiej własności intelektualnej jest dopuszczalne wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Usługodawcy.

3. Żadne z postanowień niniejszego Regulaminu nie może być interpretowane w sposób prowadzący do powstania między Usługodawcą a Użytkownikiem wspólnego przedsięwzięcia (joint venture), spółki, przedstawicielstwa lub innego podobnego stosunku handlowego. Wyjątek stanowi stosunek określony w Polityce prywatności, w ramach którego Użytkownik i Usługodawca mogą występować odpowiednio jako administrator danych osobowych i podmiot przetwarzający, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym w odniesieniu do danych przetwarzanych za pośrednictwem integracji.

4. Użytkownik zobowiązuje się udzielić Usługodawcy stosownego pełnomocnictwa, jeżeli jest to racjonalnie niezbędne do reprezentowania lub ochrony interesów Użytkownika, w tym w przypadkach, gdy powstają lub mogą powstać roszczenia osób trzecich związane z korzystaniem z usług świadczonych w Systemie.

5. Do komunikacji z Usługodawcą Użytkownik wykorzystuje adres e-mail zarejestrowany w swoim profilu. Usługodawca nie gwarantuje udzielenia odpowiedzi na zapytania otrzymane z adresów e-mail niezarejestrowanych w Systemie.

6. Wszelkie kwestie wynikające z przedmiotu niniejszego Regulaminu i wzajemnych zobowiązań podlegają przepisom prawa Republiki Łotewskiej oraz jurysdykcji sądów Republiki Łotewskiej.

7. Użytkownik i Usługodawca nie ponoszą wzajemnej odpowiedzialności za niewykonanie lub częściowe wykonanie zobowiązań, które nastąpiło z powodu okoliczności siły wyższej, tj. w wyniku zdarzeń lub okoliczności pozostających poza kontrolą stron niniejszego zobowiązania, których nie można było przewidzieć ani im zapobiec nawet przy dołożeniu należytej staranności. Do okoliczności takich należą w szczególności: klęski żywiołowe, pożary, trzęsienia ziemi, konflikty zbrojne, akty terroryzmu, ograniczenia wprowadzone przez władze publiczne, strajki, niepokoje społeczne, awarie technologiczne lub inne podobne zdarzenia zewnętrzne. Strona powołująca się na okoliczności siły wyższej jest zobowiązana niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie trzech dni roboczych od wystąpienia takich okoliczności, poinformować o tym drugą stronę na piśmie, wskazując ich przyczyny, przewidywany czas trwania oraz możliwy wpływ na wykonanie zobowiązań.

8. Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu stanie się nieważne, niewykonalne lub niezgodne z prawem w wyniku zmiany przepisów prawa lub orzeczenia sądu, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień, obowiązek ich przestrzegania ani ich moc prawną.

Dane kontaktowe

W przypadku pytań dotyczących niniejszego Regulaminu prosimy o kontakt:

SIA „NUMBERO APP”

Rīga, Varkaļu iela 13A, LV-1067

Tel. +371 28253335

Nr rejestrowy: 40203279164

Nr VAT: LV40203279164

E-mail: info@numbero.app