Rēķins 2026: obligātie rekvizīti un izrakstīšanas noteikumi

Kas ir rēķins un kad tas jāizraksta

Rēķins ir attaisnojuma dokuments, ko piegādātājs izsniedz pircējam samaksai un kas apliecina, ka darījums ir noticis. Latvijā prasības rēķinam nosaka divi likumi, un to, kurš attiecas uz tevi, izšķir PVN statuss:

• PVN rēķins – to izraksta reģistrēti PVN maksātāji. Rekvizītus nosaka PVN likuma 125. pants, izrakstīšanas kārtību un termiņus – 127.–133. pants.
• Rēķins bez PVN – to izraksta tie, kas nav reģistrēti PVN maksātāji: piemēram, saimnieciskās darbības veicēji, mikrouzņēmumu nodokļa maksātāji vai SIA, kuru apgrozījums kalendāra gadā nepārsniedz 50 000 EUR reģistrācijas slieksni (PVN likuma 59. pants). Minimālos rekvizītus nosaka Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļa.

PVN maksātājs izraksta PVN rēķinu par katru preču piegādi un pakalpojumu, kā arī par saņemto avansu (PVN likuma 127. pants). Privātpersonai PVN rēķins jāizraksta tikai tad, ja pircējs to pieprasa; mazumtirdzniecībā darījumu parasti apliecina kases čeks. Ja darījuma vērtība bez PVN ir mazāka par 150 EUR, var izrakstīt vienkāršoto PVN rēķinu ar mazāku rekvizītu skaitu (126. pants).

Obligātie PVN rēķina rekvizīti (PVN likuma 125. pants)

1. Dokumenta nosaukums, piemēram, „Rēķins“ – to prasa Grāmatvedības likums.
2. Izrakstīšanas datums.
3. Kārtas numurs vienā vai vairākās sērijās, kas rēķinu identificē unikāli.
4. Piegādātāja nosaukums un juridiskā adrese (fiziskai personai – vārds, uzvārds un deklarētā dzīvesvieta).
5. Piegādātāja PVN reģistrācijas numurs (LV + 11 cipari).
6. Saņēmēja nosaukums un juridiskā adrese (fiziskai personai – vārds, uzvārds un deklarētā dzīvesvieta).
7. Saņēmēja PVN reģistrācijas numurs, ja saņēmējs ir reģistrēts PVN maksātājs Latvijā vai citā ES valstī.
8. Piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums vai avansa saņemšanas datums, ja tas atšķiras no izrakstīšanas datuma.
9. Preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums un mērvienība – konkrēti, nevis tikai „pakalpojumi“.
10. Vienības cena bez PVN.
11. Atlaides, ja tās nav jau atskaitītas no vienības cenas.
12. Piemērotā PVN likme – 21 %, 12 %, 5 % vai 0 %.
13. Aprēķinātā PVN summa.
14. Darījuma kopsumma bez PVN – atsevišķi katrai likmei un neapliekamajiem darījumiem.
15. Īpašās norādes, ja tās attiecas uz darījumu: atsauce uz likuma vai direktīvas pantu, ja piemērota 0 % likme vai atbrīvojums; „nodokļa apgrieztā maksāšana“, ja PVN maksā saņēmējs; „naudas līdzekļu uzskaite“; „peļņas daļas režīms …“; „pašaprēķins“, ja rēķinu izraksta pats saņēmējs.

Summu apmaksai ar PVN 125. pants tieši neprasa, taču bez tās neiztikt – pircējam jāredz, cik maksāt. Summas drīkst norādīt jebkurā valūtā, bet PVN summai jābūt eiro (129. panta 5. daļa). Tie paši rekvizīti attiecas arī uz elektronisku rēķinu: atšķiras forma, ne saturs. Elektroniskā formā PVN rēķinu drīkst izsniegt, ja saņēmējs šādu formu atzīst (132. pants).

Rēķins bez PVN: kas jānorāda, ja neesi PVN maksātājs

Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļa nosaka attaisnojuma dokumenta minimumu:

• dokumenta veida nosaukums, datums un numurs;
• piegādātāja nosaukums un reģistrācijas numurs (fiziskai personai, kas nav individuālais komersants, – vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods);
• tās pašas ziņas par saņēmēju; ja saņēmējs ir privātpersona – vārds un uzvārds, bet personas kodu norāda tikai pēc viņa pieprasījuma vai ja to prasa cits normatīvais akts;
• darījuma apraksts un summa naudas izteiksmē, kā arī daudzums un mērvienība, ja to prasa normatīvie akti.

Adresi un norādi „Nav PVN maksātājs“ likums neprasa, taču tās ir vērts norādīt: adrese atvieglo saņēmēja uzskaiti, bet norāde uzreiz parāda, ka priekšnodokli atskaitīt nevarēs.

Biežākā kļūda: rēķinā bez PVN ieraksta „PVN 0 %“. Tā ir kļūda – 0 % likmi piemēro tikai reģistrēti PVN maksātāji konkrētiem darījumiem, piemēram, eksportam vai preču piegādei citas ES valsts PVN maksātājam. Ja neesi PVN maksātājs, PVN rindu nenorādi vispār.

Izraksti rēķinu ar PVN vai bez tā bez maksas ar NUMBERO

Rēķina paraugs

Šādi izskatās aizpildīts PVN rēķins par pakalpojumu:

• Rēķins Nr. NUM 2026-0042, izrakstīts 05.03.2026.
• Piegādātājs: SIA „Piemērs“, Brīvības iela 1, Rīga, LV-1010; PVN reģ. Nr. LV40000000000.
• Saņēmējs: SIA „Klients“, Ganību dambis 2, Rīga, LV-1045; PVN reģ. Nr. LV40000000001.
• Pakalpojuma sniegšanas periods: 01.02.2026.–28.02.2026.
• Pakalpojums: mājaslapas uzturēšana, 10 h × 50,00 EUR = 500,00 EUR.
• PVN 21 %: 105,00 EUR.
• Summa apmaksai: 605,00 EUR, apmaksas termiņš 19.03.2026.

Rēķinā bez PVN būtu tie paši dati, tikai bez PVN numuriem un PVN rindas, ar summu apmaksai 500,00 EUR. Gatavas veidnes atradīsi rakstā Rēķina paraugs: kur atrast un kā izmantot.

Numerācija

• Katram PVN rēķinam vajadzīgs kārtas numurs vienā vai vairākās sērijās, kas to identificē unikāli. Praksē numurē secīgi – 1, 2, 3 –, jo izlaidums VID pārbaudē rada jautājumu „kur palika rēķins?“.
• Sērija nav obligāta, bet ērta: atsevišķa sērija katram darbības veidam vai gadam (piemēram, „NUM 2026-0001“). Ja gads ir sērijā, numerāciju var sākt no jauna katru gadu.
• Kļūdaini izrakstītu rēķinu, kas vēl nav nosūtīts, anulē, bet nedzēš: anulētais PVN rēķins jāsaglabā grāmatvedībā, lai pamatotu iztrūkstošo numuru (PVN likuma 129. panta 6. daļa).
• Jau nosūtītu rēķinu nelabo – izraksta kredītrēķinu vai citu dokumentu, kas groza sākotnējo rēķinu un nepārprotami uz to atsaucas (125. panta 5. daļa).
• NUMBERO numuru piešķir automātiski pēc izvēlētā šablona, tāpēc izlaidumi un dublikāti nerodas.

Kad izrakstīt un cik ilgi glabāt

• PVN rēķinu izraksta ne vēlāk kā 15. dienā pēc darījuma vai avansa saņemšanas (PVN likuma 131. panta 1. daļa).
• Par preču piegādi citas ES valsts PVN maksātājam un par pakalpojumu, par kuru PVN citā ES valstī maksā saņēmējs, – ne vēlāk kā nākamā mēneša 15. datumā (131. panta 2. daļa).
• Vairākām piegādēm viena mēneša laikā var izrakstīt vienu pārskata rēķinu (129. panta 1. daļa). Ilgstošām piegādēm rēķinu izraksta par periodu, bet darījums uzskatāms par notikušu ne retāk kā reizi sešos mēnešos (31. panta 2. daļa, 32. panta 3. daļa).
• PVN rēķinus glabā piecus gadus no izrakstīšanas dienas (PVN likuma 133. pants), pārējos attaisnojuma dokumentus – ne mazāk kā piecus gadus (Grāmatvedības likuma 28. pants).

Avansa rēķins

PVN maksātājam par saņemto avansu jāizraksta PVN rēķins (127. panta 1. daļas 2. punkts). Praksē ir divi ceļi:

• PVN rēķins avansa pieprasījumam – izraksta pirms samaksas ar visiem 125. panta rekvizītiem, un tas ir parasts PVN rēķins ar savu numuru. PVN par avansu deklarācijā norāda tajā periodā, kad nauda saņemta (120. panta 2. daļa).
• Maksājuma pieprasījums jeb priekšapmaksas rēķins, kas nav PVN rēķins. Tad pēc avansa saņemšanas ne vēlāk kā 15. dienā jāizraksta PVN rēķins par saņemto summu, norādot avansa saņemšanas datumu.

Pēc piegādes izraksta galīgo rēķinu par visu darījumu un tajā atskaita jau aplikto avansu un tā PVN, lai nodoklis netiktu aprēķināts divreiz. Izņēmums: par avansu, kas saņemts par preču piegādi uz citu ES valsti, PVN rēķins nav jāizraksta. Ja neesi PVN maksātājs, avansa rēķins ir parasts rēķins bez PVN.

Elektroniskais rēķins un e-rēķins

Elektroniskais rēķins (piemēram, PDF e-pastā) satur to pašu, ko papīra rēķins. E-rēķins jeb strukturēts elektroniskais rēķins ir XML fails atbilstoši standartam EN 16931, ko saņēmēja sistēma nolasa automātiski (Grāmatvedības likuma 1. pants).

• Rēķiniem budžeta iestādēm jau jābūt strukturētiem e-rēķiniem, un kopš 2026. gada 1. janvāra šo e-rēķinu dati jānodod VID (Grāmatvedības likuma 11. panta 14. daļa un pārejas noteikumu 10. punkts; kārtību nosaka MK noteikumi Nr. 749).
• No 2028. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini būs obligāti arī rēķiniem citiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, un no tā paša datuma VID būs jānodod arī šo e-rēķinu dati.

NUMBERO no tā paša rēķina blakus PDF ģenerē strukturētu XML e-rēķinu pēc PEPPOL BIS Billing 3.0 / EN 16931, bet bezmaksas e-rēķinu lasītājs atver un pārbauda saņemtos XML failus. Vairāk – lapā E-rēķini.

Biežākās kļūdas

1. Nav saņēmēja PVN numura, lai gan saņēmējs ir PVN maksātājs, – tas apgrūtina priekšnodokļa atskaitīšanu.
2. „Pakalpojumi“ konkrēta apraksta vietā.
3. Rēķins citā valūtā bez PVN summas eiro.
4. Rēķinā bez PVN ierakstīts „PVN 0 %“.
5. Izlaisti vai atkārtoti numuri bez anulētā rēķina.
6. Nav norādīts piegādes datums, ja tas atšķiras no izrakstīšanas datuma.
7. PVN rēķins par saņemto avansu nav izrakstīts 15 dienu laikā.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai saimnieciskās darbības veicējam obligāti jāizraksta rēķins?

Katram darījumam vajadzīgs attaisnojuma dokuments. Uzņēmumam vai citam saimnieciskās darbības veicējam izraksta rēķinu; pārdodot privātpersonai, darījumu var apliecināt kases čeks, bet PVN maksātājs izraksta PVN rēķinu pēc pircēja pieprasījuma. Ja neesi PVN maksātājs, izraksti rēķinu bez PVN ar savu nodokļu maksātāja reģistrācijas kodu.

Ar ko atšķiras rēķins no PVN rēķina?

PVN rēķinu izraksta tikai reģistrēti PVN maksātāji, un tajā jānorāda PVN numuri, likme un nodokļa summa. Rēķinu bez PVN izraksta tie, kas nav PVN maksātāji; nodokļa rindu tajā nav.

Vai rēķinu drīkst izrakstīt ārvalstu valūtā?

Jā, bet PVN summa jānorāda arī eiro pēc Eiropas Centrālās bankas euro atsauces kursa, kas ir spēkā darījuma vai avansa saņemšanas dienas sākumā (PVN likuma 129. panta 5. daļa, Grāmatvedības likuma 7. pants).

Vai rēķinam vajadzīgs paraksts?

Parasti ne. Grāmatvedības likums ļauj rēķinu izsniegt bez paraksta, ja darījumu apliecina līgums vai cits juridisks dokuments vai ja saņēmējs pats apstiprina rēķinu savā noteiktajā kārtībā (11. panta 7. un 8. daļa). PVN rēķina autentiskumu var nodrošināt arī bez elektroniskā paraksta (PVN likuma 132. pants).

Kā labot kļūdu jau nosūtītā rēķinā?

Izraksti kredītrēķinu vai debetrēķinu ar atsauci uz sākotnējā rēķina numuru un datumu. Sākotnējo rēķinu nelabo un nedzēš. Soli pa solim process aprakstīts rakstā Kā izrakstīt rēķinu: vienkāršs gids.

Vai PDF rēķins e-pastā ir e-rēķins?

Nē. E-rēķins ir strukturēts XML fails pēc standarta EN 16931; PDF ir tikai elektroniska rēķina forma, un prasībām par strukturētiem e-rēķiniem tas neatbilst.