Jak zautomatyzować generowanie numerów faktur w Numbero

Masz problem z tworzeniem numerów faktur? Jeśli tak, nie jesteś sam. Przygotowanie poprawnie sformatowanej faktury spełniającej profesjonalne standardy może być złożone i czasochłonne, zwłaszcza jeśli nie masz wcześniejszego doświadczenia. W tym artykule omówimy kilka różnych formatów numerów faktur i ich wariantów, podając konkretne przykłady, które pomogą Ci znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.

Automatyzacja za pomocą prefiksów

Jedną z podstawowych funkcji Numbero jest automatyzacja wszystkich procesów związanych z fakturowaniem. Chociaż numery faktur można dostosowywać bezpośrednio w dokumentach, Numbero zaleca korzystanie z funkcji prefiksów dostępnej w ustawieniach dokumentów firmowych. Ta funkcja automatyzuje proces generowania numerów faktur do przyszłego wykorzystania.

Poniżej pokażemy, jak działa to w praktyce. Pamiętaj, że praca z prefiksami i ich kombinacjami może na początku wydawać się nieco myląca, dlatego zalecamy pozostawienie tego artykułu otwartego podczas dostosowywania ustawień dokumentów firmowych.

Używanie prefiksów do generowania unikalnych numerów

Prefiks {N} oznacza numer porządkowy dokumentu i jest obowiązkowy. Możesz wskazać wybrany okres resetowania numeru porządkowego dokumentu — może to być rok, miesiąc lub dzień. Aby to zrobić, trzeba użyć dodatkowego prefiksu. Kombinacje z dodatkowymi prefiksami działają następująco:

• Kombinacji {NY} używamy do zresetowania numeru porządkowego dokumentu do 1 na początku nowego roku. Prefiks {Y} jest tutaj obowiązkowy.
• Kombinacji {NM} używamy do zresetowania numeru porządkowego dokumentu do 1 na początku nowego miesiąca. Tutaj obowiązkowe są dwa prefiksy: {Y} i {M}.
• Kombinacji {ND} używamy do zresetowania numeru porządkowego dokumentu do 1 na początku nowego dnia. Tutaj obowiązkowe są wszystkie prefiksy: {Y}, {M} i {D}.

Przykład z {NM}

Użycie kombinacji prefiksów INV-{NM}-{Y}-{M} spowoduje, że numer faktury będzie wyglądał tak: INV-1-2023-3 w dokumencie „aktywnym”.

Możesz także określić minimalną liczbę znaków w numerze porządkowym dokumentu, dodając do prefiksu {N} odpowiednią liczbę zer wiodących. W praktyce wygląda to następująco:

Przykład z {NM5}

Użycie INV-{NM5}-{Y}-{M} spowoduje, że numer faktury będzie wyglądał tak: INV-00001-2023-3.

Jak widać, jedyna różnica między tym przykładem a poprzednim dotyczy samego numeru porządkowego faktury. Używając {NM5}, wskazujemy, że numer porządkowy faktury ma zawierać co najmniej pięć znaków. 

Modyfikowanie dat za pomocą prefiksów

Prefiksy działają tak samo, gdy chcemy modyfikować daty. 

Oto kilka przykładów pokazujących, jak można używać prefiksów do modyfikowania dat: 

• {Y} - rok utworzenia dokumentu. Minimalną liczbę znaków możesz wskazać za pomocą {Y2}:
• Przykład: {Y} będzie mieć wartość 2023, natomiast {Y2} będzie mieć wartość 23.
• {M} - miesiąc utworzenia dokumentu. Minimalną liczbę znaków możesz wskazać za pomocą {M2}:
• Przykład: {M} będzie mieć wartość 3, natomiast {M2} będzie mieć wartość 03.
• {D} - dzień utworzenia dokumentu. Minimalną liczbę znaków możesz wskazać za pomocą {D2}:
• Przykład: {D} będzie mieć wartość 9, natomiast {D2} będzie mieć wartość 09.

Przykład numeru porządkowego dokumentu ze zmodyfikowanym prefiksem daty: 

INV{NM5}-{Y}-{M2}

To, co Ty i Twoi kontrahenci zobaczycie na finalnej fakturze, będzie wyglądać tak:

• Pierwsza faktura wygenerowana w marcu będzie miała numer INV00001-2023-03.
• Druga faktura wygenerowana w marcu będzie miała numer INV00002-2023-03.
• Pierwsza faktura wygenerowana w kwietniu będzie miała numer INV00001-2023-04.

Zespół Numbero stworzył wysoce konfigurowalny generator numerów faktur, który tworzy numery dokumentów na podstawie daty utworzenia dokumentu. Na przykład, jeśli data utworzenia faktury to 02/01/2023, możliwe formaty numeru faktury obejmują:

• PV-12-1/2023 - PV-{D}{M}-{N}/{Y}
• PV-0102-1/2023 - PV-{D2}{M2}-{N}/{Y}
• PV-0102-0001/2023 - PV-{D2}{M2}-{N4}/{Y}

Teraz, jeśli połączymy go z prefiksem numeru porządkowego dokumentu, który resetuje się co nowy miesiąc, otrzymamy:

PV-0102-1/2023 lub PV-{D2}{M2}-{NM}/{Y}

Podsumowanie

Zalecamy korzystanie z powyższych informacji jako instrukcji obsługi podczas pierwszej pracy z prefiksami. Choć początkowo prefiksy i ich warianty mogą wydawać się mylące, zrozumiesz działanie tych formuł, gdy zaczniesz wystawiać faktury w praktyce.

Jeśli nadal napotkasz trudności, skontaktuj się z nami w dowolnym momencie pod adresem info@numbero.app. Nasi specjaliści pomogą Ci szybko i łatwo rozwiązać każdy problem.