Jak wystawić fakturę: prosty przewodnik

Aby uprościć Twoją pracę i zaoszczędzić czas, przygotowaliśmy uproszczony opis procesu fakturowania, obejmujący najważniejsze kroki.

W tym artykule:

• Tworzenie faktury — pierwsze kroki
• Korzystanie z szablonów faktur
• Najlepszy sposób na automatyzację procesu

Jak napisać fakturę — na początek

Przygotowanie pierwszej faktury może na początku wydawać się trudnym zadaniem, ale w praktyce wystarczy wykonać tylko kilka kroków, aby je zakończyć. 

Innymi słowy, standardowa faktura nie wymaga aż tak wiele pracy przy uzupełnianiu wszystkich obowiązkowych pól. 

Jednak te nieliczne pola, które znajdziesz na standardowej fakturze, mają ogromne znaczenie dla pomyślnego przebiegu transakcji. 

Od czego więc zacząć?

Twoje dane kontaktowe

Jedną z pierwszych rzeczy, które trzeba wpisać podczas tworzenia faktury, są dane sprzedawcy. Mówiąc prościej — są to Twoje dane kontaktowe. Może to być nazwa podmiotu prawnego (np. firmy, organizacji) albo dane osoby prawnie działającej — przedstawiciela firmy lub niezależnego wykonawcy. 

Dane sprzedawcy obejmują również:

• Adres firmy
• Numer telefonu
• Adres e-mail
• W niektórych przypadkach może być konieczne podanie dodatkowych informacji, takich jak:
• Numer rejestracyjny firmy
• Numer VAT
• IBAN 
• Numer konta
• Nazwa banku

Uwzględnienie tych danych zależy w dużej mierze od rodzaju transakcji oraz wcześniejszych ustaleń (jeśli takie istnieją). Wystarczy powiedzieć, że im więcej szczegółów podasz, tym bardziej przejrzysta i sprawniejsza będzie transakcja.

Co dalej?

Do kogo jest adresowana faktura? 

Żadna faktura nie jest kompletna, dopóki nie zawiera danych kontaktowych Twojego partnera, nazywanych też danymi do faktury lub informacjami „nabywcy”. Ponownie może to być nazwa podmiotu prawnego albo dane osoby prawnie działającej.

Dane klienta zwykle obejmują również:

• Adres firmy
• Numer telefonu
• Adres e-mail
• W niektórych transakcjach wymagane są także:
• Numer VAT
• IBAN 
• Numer konta
• Nazwa banku          

Wskazówka: Korzystanie z NUMBERO znacząco upraszcza cały proces, ponieważ aplikacja do fakturowania automatycznie uzupełnia wszystkie obowiązkowe pola zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy faktury. Wypróbuj aplikację NUMBERO już dziś!”

Dane produktu lub usługi

Faktura powinna zawierać także opis towarów i usług, za które wystawiasz należność. I znów — im dokładniej, tym lepiej. Nie powinien on jednak być zbyt długi. 

Zamiast tego opis powinien zawierać wystarczająco zwięzłe informacje, aby Twój partner rozumiał dokładnie, za co jest obciążany. 

Najczęściej takie informacje przedstawia się, porządkując (wyszczególniając) pozycje w formie tabeli. Możesz w niej podać ilość/liczbę, stawki oraz sumę częściową.

Warunki płatności 

Być może najważniejszą częścią faktury (dobrze — wszystkie są ważne) są warunki płatności, które informują Twojego partnera, kiedy i w jaki sposób oczekujesz zapłaty. 

Najczęstszą praktyką w branży jest ustalenie 30-dniowego terminu płatności, ale pamiętaj, że niektóre firmy mają tendencję do płacenia później niż data płatności wskazana na fakturze. Możesz również naliczać opłaty za opóźnienie; w takim przypadku należy wyraźnie zaznaczyć to na fakturze.

To również tutaj informujesz partnera, jaka forma płatności jest dla Ciebie preferowana. Jeśli wybierasz przelew bankowy, konieczne będzie dodanie danych bankowych. Alternatywnie możesz wybrać PayPal, czek, kartę kredytową itp. Niezależnie od wyboru trzeba jasno przekazać to odbiorcy faktury.

Na zakończenie…

Czy jest jeszcze coś, czego nie omówiliśmy? Owszem, kilka rzeczy. Po pierwsze — zawsze upewnij się, że podajesz również daty. Dotyczy to zarówno daty wystawienia faktury, jak i daty dostarczenia towarów. 

Znanych jest wiele przypadków, w których faktury pozbawione tych kluczowych informacji zostały wykorzystane na niekorzyść dostawcy. 

Równie ważne jest to, aby faktura rzeczywiście wyglądała jak faktura. Wiadomo, że faktury zgodne ze standardami branżowymi częściej sprzyjają terminowym transakcjom. 

Oznaczenie dokumentu rozliczeniowego nagłówkiem „Faktura” to tylko jeden ze sposobów. Jeśli chcesz zrobić dobre wrażenie, możesz nadać fakturze odrobinę charakteru — kolory, logo — cokolwiek, co sprawi, że dokument będzie zawierał elementy identyfikacji Twojej marki. 

A więc jednak jest całkiem sporo rzeczy do zapamiętania? 

Przechodzenie przez tę listę za każdym razem, gdy wysyłasz fakturę, byłoby uciążliwe. Czy można to jakoś obejść? Tak, oczywiście. Poznaj NUMBERO — jedyną aplikację do faktur, jakiej kiedykolwiek będziesz potrzebować.

Korzystanie z szablonów faktur

Aplikacja NUMBERO to niezastąpiony sprzymierzeniec, jeśli w Twojej codziennej pracy często pojawiają się faktury. Po pierwsze, nie musisz przechodzić przez proces tworzenia faktury za każdym razem, gdy chcesz kogoś obciążyć należnością.

Wprowadź swoje dane, dostosuj wygląd faktury i zyskaj działający szablon, którego możesz używać zawsze wtedy, gdy musisz wystawić fakturę swoim partnerom biznesowym.

Oczywiście możesz dostosować szczegóły do rodzaju danej transakcji. Jedyną rzeczą, którą jako dostawca będziesz zmieniać po drodze, są dane odbiorcy. Jednak i tutaj nie utkniesz na długo. 

Aplikacja do fakturowania NUMBERO uzupełni za Ciebie wszystkie puste pola, o ile firma partnera jest zarejestrowana w europejskiej bazie VAT lub została zapisana w Twoim profilu. Weryfikator VAT odnajdzie firmę w rejestrze przedsiębiorstw i wykona pracę za Ciebie. 

A co z długoterminową współpracą, która wymaga cyklicznego wystawiania faktur? Na to również mamy rozwiązanie.

NUMBERO — w pełni zautomatyzowane fakturowanie 

Tak, dobrze czytasz — jedną z wielu świetnych funkcji aplikacji do fakturowania NUMBERO jest pełna automatyzacja rozliczeń. Jeśli współpraca wymaga regularnego fakturowania, wystarczy ustawić datę faktury cyklicznej, a dokument trafi do skrzynki odbiorczej Twojego partnera dokładnie wybranego dnia.

Możesz również wybrać fakturowanie okresowe, na przykład wysyłanie faktury raz na dwa miesiące. Masz do dyspozycji wiele opcji do sprawdzenia. 

Najważniejsze jest to, że NUMBERO to właściwa aplikacja dla tych, którzy stawiają na proste, efektywne i przejrzyste transakcje. 

Jeśli nie przepadasz za samodzielnym pisaniem faktur albo chcesz zaoszczędzić czas, aby skupić się na ważniejszych sprawach, trudno będzie znaleźć rozwiązanie lepiej dopasowane do Twoich potrzeb. Wypróbuj aplikację do fakturowania NUMBERO już dziś!