Arve 2026: kohustuslikud rekvisiidid ja väljastamise reeglid

Mis on arve ja millal tuleb see väljastada

Arve on raamatupidamise algdokument, millega müüja kinnitab kauba võõrandamist või teenuse osutamist ja näitab tasumisele kuuluvat summat. Eestis eristatakse kahte liiki arveid:

• Käibemaksuarve – väljastab käibemaksukohustuslane. Kohustuslikud andmed on loetletud käibemaksuseaduse (KMS) § 37 lõikes 7.
• Arve ilma käibemaksuta – väljastab ettevõtja, kes ei ole käibemaksukohustuslasena registreeritud, näiteks FIE või OÜ, kelle Eestis tekkinud maksustatav käive ei ole kalendriaasta algusest ületanud 40 000 eurot. Nõuded tulenevad raamatupidamise seaduse (RPS) §-st 7.

Käibemaksukohustuslane peab arve väljastama iga kauba võõrandamise ja teenuse osutamise kohta. Erand on müük füüsilisele isikule isiklikuks otstarbeks: siis ei ole KMS § 37 nõuetele vastav arve kohustuslik (v.a näiteks kaugmüük ja uue transpordivahendi müük) ning tehingu tõendab tavaliselt kassatšekk.

Käibemaksuarve kohustuslikud rekvisiidid (KMS § 37)

KMS § 37 lõike 7 järgi peab käibemaksuarvel olema:

1. arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
2. müüja nimi, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number (KMKR-number kujul EE + 9 numbrit);
3. ostja nimi ja aadress;
4. ostja KMKR-number, kui maksukohustus on ostjal – näiteks pöördmaksustamise ja kauba ühendusesisese käibe korral;
5. kauba või teenuse nimetus või kirjeldus – piisavalt täpne, mitte lihtsalt „teenused“;
6. kauba kogus või teenuse maht (tk, h, kg vms);
7. kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või ettemakse laekumise kuupäev, kui see on teada ja erineb arve kuupäevast;
8. hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see ei ole hinna sisse arvestatud;
9. maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatud määraga või maksuvaba käibe summa;
10. tasumisele kuuluv käibemaksusumma eurodes – ka siis, kui arve on välisvaluutas.

Teatud tehingute puhul tuleb KMS § 37 lõike 8 järgi lisada viide seadusele või käibemaksudirektiivile, näiteks maksuvaba ja 0% käibe, ühendusesiseste tehingute, pöördmaksustamise ja kasumimarginaali erikorra korral.

Käibemaksumäärad 2026. aastal on samad mis 2025. aasta teisel poolel: üldmäär 24%, majutusteenus 13%, raamatud, õppekirjandus, ajakirjandusväljaanded, ravimid ja meditsiiniseadmed 9%. 0% määra kohaldatakse näiteks kauba ekspordile ja ühendusesisesele käibele. Summasid saad kiiresti kontrollida käibemaksukalkulaatoriga.

Registrikoodi KMS-i loetelus ei ole, kuid selle lisamine on hea tava, sest RPS nõuab tehingupoolte tuvastatavust. Allkiri ei ole kohustuslik rekvisiit. Nõuded on samad paberarvel, PDF-arvel ja e-arvel – erineb vorm, mitte sisu.

Arve ilma käibemaksuta: mida peab märkima mittekohustuslane

Käibemaksuta arvel maksuridu ei ole. RPS § 7 järgi peavad algdokumendil olema:

• dokumendi nimetus („Arve“) ja number;
• koostamise kuupäev;
• tehingu majanduslik sisu – mida müüdi;
• arvnäitajad – kogus, hind ja summa;
• andmed, mis võimaldavad tehingupooli tuvastada – nimi, registri- või isikukood ja aadress.

Märge „Ei ole käibemaksukohustuslane“ ei ole kohustuslik, kuid on soovitatav: ostja näeb kohe, et sisendkäibemaksu maha arvata ei saa.

Levinuim viga on see, et mittekohustuslane kirjutab arvele „käibemaks 0%“. See on vale – 0% määra kohaldab ainult käibemaksukohustuslane kindlatele tehingutele, näiteks ekspordile ja ühendusesisesele käibele. Mittekohustuslane ei lisa arvele käibemaksurida üldse.

Koosta selline arve NUMBERO-ga tasuta

Arve näidis

Nii näeb välja lihtne käibemaksuarve teenuse eest:

• Arve nr: 2026-0042
• Arve kuupäev: 16.03.2026; teenuse osutamise kuupäev: 13.03.2026
• Müüja: Näidis OÜ, registrikood 12345678, KMKR EE123456789, Pärnu mnt 1, 10141 Tallinn
• Ostja: Ostja AS, registrikood 87654321, Narva mnt 5, 10117 Tallinn
• Teenus: veebilehe hooldus, 10 h × 80,00 eurot = 800,00 eurot
• Maksustatav summa (24%): 800,00 eurot
• Käibemaks 24%: 192,00 eurot
• Tasuda kokku: 992,00 eurot, maksetähtaeg 30.03.2026

Kui müüja ei ole käibemaksukohustuslane, jäävad arvelt ära KMKR-number ja käibemaksurida ning tasuda tuleb 800,00 eurot.

Numeratsioon

• KMS nõuab arve järjekorranumbrit: number peab olema unikaalne ja järgnema eelmisele. Vahele jäänud number tekitab maksukontrollis küsimuse, kuhu arve kadus.
• Seeria ei ole kohustuslik, kuid on mugav: eraldi seeria näiteks iga tegevusala või aasta jaoks (nt „NUM-2026-0001“).
• Kui seerias on aasta, võib numeratsiooni igal aastal uuesti alustada.
• Väljastatud arvet ei kustutata ega nummerdata ümber – parandused tehakse kreeditarvega.
• NUMBERO määrab numbri automaatselt valitud seeria järgi, nii et vahesid ega duplikaate ei teki.

Millal arve väljastada ja kui kaua säilitada

• Käibemaksuarve tuleb väljastada seitsme kalendripäeva jooksul alates päevast, mil kaup lähetati või tehti ostjale kättesaadavaks või teenus osutati (KMS § 37 lg 1).
• Pikaajalise ja regulaarse teenuse või regulaarse kaubatarne korral on tähtaeg seitse kalendripäeva maksustamisperioodi (kalendrikuu) viimasest päevast.
• Kui käive tekib ettemakse laekumisel, tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul makse laekumisest (KMS § 37 lg 2).
• Kauba ühendusesisese käibe ja teise liikmesriigi maksukohustuslasele osutatud teenuse korral võib arve väljastada hiljemalt tarnekuule järgneva kuu 15. kuupäevaks.
• Arveid ja muid algdokumente säilitatakse vähemalt seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil tehing kirjendati (RPS § 12). Nõue kehtib ka elektroonilistele arvetele.

Ettemaksuarve

Enne makset saadetud ettemaksuarve ehk proforma on sisuliselt maksenõue. Arve esitamine üksi käivet ei tekita – käive tekib siis, kui kaup lähetatakse, teenus osutatakse või raha laekub, olenevalt sellest, mis juhtub kõige varem. Kui ettemakse laekub enne tarnet, peab käibemaksukohustuslane seitsme kalendripäeva jooksul väljastama ettemakse kohta KMS § 37 nõuetele vastava arve, millele on märgitud makse laekumise kuupäev. Ostja saab sisendkäibemaksu maha arvata selle arve, mitte maksenõude alusel.

Lõplikul arvel arvestatakse ettemakse maha. Märgi maksenõudele selgelt „Ettemaksuarve“ või „Proforma“, et raamatupidaja seda lõpliku arvega segi ei ajaks.

Kreeditarve: kuidas parandada vigast arvet

Juba saadetud arvet ei muudeta ega kustutata. Müüja väljastab kreeditarve, millel on viide algsele arvele. KMS § 37 lõike 4 järgi käsitatakse algset arvet muutvat dokumenti arvena, seega kehtivad sellele samad sisunõuded. Kreeditarvega vähendatakse summat või tühistatakse arve täielikult; vajaduse korral väljastatakse seejärel uus, õige arve. Ostja ise müüja arvet ei paranda.

Elektrooniline arve ja e-arve

E-kirjaga saadetud PDF-arve on elektrooniline arve, mille sisu on sama mis paberarvel. Arvet võib väljastada elektrooniliselt ostja nõusolekul (KMS § 37 lg 6).

E-arve on midagi muud: struktureeritud XML-fail Euroopa standardi EN 16931 järgi, mida ostja tarkvara loeb automaatselt. Alates 1. juulist 2025 võivad kõik raamatupidamiskohustuslased, kes on end e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreerinud, müüjalt e-arvet nõuda. Kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti, tuleb sellisele ostjale esitada e-arve. Avaliku sektori asutused on kõik e-arve vastuvõtjad. NUMBERO koostab samast arvest PDF-i kõrvale ka PEPPOL BIS Billing 3.0 / EN 16931 XML-faili – vaata lähemalt e-arvete lehelt.

Levinumad vead

1. Kauba ühendusesisesel käibel puudub ostja kehtiv KMKR-number – siis tuleb müük maksustada nagu siseriiklik käive.
2. Kauba või teenuse konkreetse kirjelduse asemel on kirjas „teenused“.
3. Välisvaluutas arvel puudub käibemaksusumma eurodes.
4. Mittekohustuslane kirjutab arvele „käibemaks 0%“.
5. Numbrid jäävad vahele või korduvad.
6. Tarne või teenuse osutamise kuupäev on märkimata, kuigi see erineb arve kuupäevast.
7. Arve väljastatakse hiljem kui seitse kalendripäeva pärast tarnet.

Korduma kippuvad küsimused

Kas FIE peab arve väljastama?

Jah, iga tehingu kohta peab olema algdokument. Kui FIE ei ole käibemaksukohustuslane, väljastab ta arve ilma käibemaksuta ja märgib sellele oma nime, registri- või isikukoodi ja aadressi. Eraisikule sularaha eest müües piisab sageli kassatšekist.

Mille poolest erineb arve käibemaksuarvest?

Käibemaksuarvet väljastavad ainult käibemaksukohustuslased ja sellel peavad olema KMKR-number, käibemaksumäär ja käibemaksusumma. Arvel ilma käibemaksuta maksuridu ei ole.

Kas arve võib olla välisvaluutas?

Jah, kuid käibemaksusumma tuleb märkida ka eurodes. Ümberarvestuseks kasutatakse käibe tekkimise päeval kehtinud Euroopa Keskpanga kurssi.

Kas arvel peab olema allkiri?

Ei. Allkiri ei ole kohustuslik ei paber- ega elektroonilisel arvel.

Kas kassatšekk on arve?

Üldjuhul mitte. Lihtsustatud arvet (kuni 160 eurot ilma käibemaksuta) võib väljastada ainult kindlatel juhtudel, näiteks reisijateveo ning parkimis- ja tankimisautomaatide puhul. Kaupluse kassatšekk lihtsustatud arve ei ole – ettevõtja peaks küsima täisarvet.

Kas PDF-arve e-kirjas on e-arve?

Ei. E-arve on struktureeritud XML EN 16931 standardi järgi; PDF on paberarve elektrooniline vorm. Kuidas arvet samm-sammult koostada, loe lihtsast juhendist.