Kuidas arvet koostada: lihtne juhend

Et muuta sinu tööelu lihtsamaks ja säästa aega, oleme koostanud arveldamisprotsessi lihtsustatud kirjelduse, mis toob välja kõige olulisemad sammud.

Selles artiklis:

• Arve koostamine – esimesed sammud
• Arvemallide kasutamine
• Parim viis protsessi automatiseerimiseks

Kuidas arvet koostada – alustuseks

Oma päris esimese arve koostamine võib alguses tunduda heidutava ülesandena, kuid tegelikult tuleb sul enne töö valmimist teha vaid teatud hulk samme. 

Teisisõnu ei nõua tavaline arve kõigi kohustuslike väljade täitmisel kuigi palju sisestamist. 

Siiski on need vähesed väljad, mis tavalisel arvel leiduvad, eduka tehingu jaoks äärmiselt olulised. 

Kust siis alustada?

Sinu kontaktandmed

Üks esimesi asju, mille pead arvet koostades kirja panema, on müüja andmed. Lihtsalt öeldes on need sinu kontaktandmed. See võib olla kas juriidilise isiku nimi (nt ettevõte, organisatsioon) või õigussubjekt – ettevõtte esindaja või sõltumatu teenusepakkuja. 

Müüja andmete hulka kuuluvad tavaliselt ka:

• Ettevõtte aadress
• Telefoninumber
• E-posti aadress
• Teatud juhtudel võib olla vaja lisada täiendavaid andmeid, näiteks:
• Ettevõtte registrikood
• KMKR-number
• IBAN 
• Kontonumber
• Panga nimi

Nende lisamine sõltub suuresti tehingu liigist ja eelnevatest kokkulepetest (kui neid on). Piisab, kui öelda, et mida rohkem andmeid lisad, seda läbipaistvam ja sujuvam on tehing.

Mis edasi?

Kellele arve esitatakse? 

Ükski arve pole täielik enne, kui see sisaldab sinu partneri kontaktandmeid, mida nimetatakse ka arveldusandmeteks või saaja andmeteks. Taas võib see olla kas juriidilise isiku nimi või õigussubjekt.

Kliendi andmete hulka kuuluvad tavaliselt ka:

• Ettevõtte aadress
• Telefoninumber
• E-posti aadress
• Mõne tehingu puhul on vaja ka:
• KMKR-number
• IBAN 
• Kontonumber
• Panga nimi          

Profinipp: NUMBERO kasutamine muudab protsessi palju lihtsamaks, sest arveldusrakendus täidab automaatselt kõik kohustuslikud väljad nii arve väljastaja kui ka saaja kohta. Proovi NUMBERO rakendust juba täna!”

Toote või teenuse andmed

Arvel peaks olema ka nende kaupade ja teenuste kirjeldus, mille eest tasu küsid. Jällegi – mida põhjalikum, seda parem. Samas ei tohiks see olla ka liiga pikk. 

Selle asemel peaks kirjeldus andma piisavalt lühikest ja selget teavet, et partner mõistaks täpselt, mille eest temalt tasu küsitakse. 

Kõige levinum viis selle teabe esitamiseks on kaupade järjestamine (ridade kaupa väljatoomine) tabelina. Siin saad märkida koguse/mahu, hinnad ja vahesumma.

Maksetingimused 

Võib-olla kõige olulisem osa sinu arvest (olgu, kõik osad on olulised) on maksetingimused, mis annavad partnerile teada, millal ja kuidas sa täpselt tasumist ootad. 

Kõige levinum praktika on määrata 30-päevane maksetähtaeg, kuid pea meeles, et mõned ettevõtted kipuvad maksma arvel märgitud tähtajast hiljem. Samuti võid rakendada viivist, mille puhul peaksid selle arvel selgelt välja tooma.

Siin annad partnerile teada ka oma eelistatud makseviisi. Kui eelistad pangaülekannet, tuleb lisada oma pangaandmed. Teise võimalusena saad valida PayPali, tšeki, krediitkaardi jne. Olenemata valikust tuleb see arve saajale selgelt arusaadavaks teha.

Ja lõpetuseks…

Kas on veel midagi, mida me pole käsitlenud? Jah, mõned asjad siiski. Esiteks – veendu alati, et lisad ka kuupäevad. See kehtib nii arve koostamise kuupäeva kui ka kauba tarnimise kuupäeva kohta. 

On teada palju juhtumeid, kus nende oluliste andmeteta arveid on kasutatud tarnija kahjuks. 

Sama oluline on veenduda, et sinu arve näeks tõepoolest välja nagu arve. Valdkonna standarditele vastavad arved toimivad teadaolevalt paremini õigeaegsete maksete saavutamisel. 

Üks võimalus on märkida arveldusdokument pealkirjaga „Arve”. Kui soovid jätta hea mulje, võid lisada arvele veidi isikupära – värvid, logo – kõik, mis aitab dokumendil kanda osa sinu brändi identiteedist. 

Niisiis – lõpuks on siiski üsna palju asju, mida meeles pidada? 

Oleks tüütu seda nimekirja iga kord läbi käia, kui arve välja saadad. Aga kas sellest on võimalik mööda pääseda? Jah, kindlasti. Siin tulebki appi NUMBERO – ainus arverakendus, mida sul kunagi vaja läheb.

Arvemallide kasutamine

NUMBERO rakendus on asendamatu abiline, kui sinu igapäevatöös tuleb arveid sageli kasutada. Esiteks ei pea sa iga kord, kui on vaja kellelegi arvet esitada, arve koostamise protsessi uuesti läbi tegema.

Sisesta oma andmed, kohanda arve kujundust ja sul on toimiv mall, mida saad kasutada iga kord, kui pead oma äripartneritele arve esitama.

Loomulikult saad andmeid kohandada vastavalt konkreetse tehingu tüübile. Ainus asi, mida sina tarnijana töö käigus muudad, on saaja andmed. Ka siin ei jää sa aga kauaks toppama. 

NUMBERO arveldusrakendus täidab kõik tühjad väljad sinu eest, kui partnerettevõte on registreeritud Euroopa käibemaksuandmebaasis või on sinu profiilile salvestatud. KMKR-kontroll leiab ettevõtte äriregistrist üles ja teeb töö sinu eest ära. 

Aga kuidas on pikaajaliste koostöödega, mis nõuavad korduvat arveldamist? Selleks on meil samuti lahendus olemas.

NUMBERO – täielikult automatiseeritud arveldamine 

Jah, lugesid õigesti – üks NUMBERO arveldusrakenduse paljudest suurepärastest funktsioonidest on arveldamise täielik automatiseerimine. Kui koostöö nõuab regulaarset arveldamist, pead vaid määrama korduva arve kuupäeva ja dokument jõuab sinu partneri postkasti täpselt valitud päeval.

Saad valida ka perioodilise arveldamise, näiteks saata arve välja kord kahe kuu jooksul. Avastamiseks on palju võimalusi. 

Lõppkokkuvõttes on NUMBERO õige rakendus neile, kes eelistavad lihtsaid, tõhusaid ja läbipaistvaid tehinguid. 

Kui arveid ise koostada ei ole sinu lemmiktegevus või soovid säästa aega, et keskenduda olulisematele asjadele, on raske leida sinu vajadustele paremat lahendust. Proovi NUMBERO arveldusrakendust juba täna!