Kuidas automatiseerida arvenumbrite genereerimist Numberoga

Kas arvenumbrite loomine valmistab teile raskusi? Kui jah, siis pole te üksi. Professionaalsetele standarditele vastava õigesti vormistatud arve koostamine võib olla keeruline ja aeganõudev, eriti kui teil puudub varasem kogemus. Selles artiklis vaatleme mitut arvenumbrite vormingut ja nende variante ning toome konkreetseid näiteid, mis aitavad teil leida oma vajadustele kõige paremini sobiva lahenduse.

Automatiseerimine prefiksite abil

Üks Numbero põhifunktsioone on automatiseerida kõik arvete koostamisega seotud protsessid. Kuigi arvenumbreid saab kohandada otse dokumentides, soovitab Numbero kasutada ettevõtte dokumendiseadetes olevat prefiksi funktsiooni. See funktsioon automatiseerib arvenumbrite genereerimise edaspidiseks kasutamiseks.

Allpool püüame näidata, kuidas see praktikas töötab. Pange tähele, et prefiksite ja nende kombinatsioonidega töötamine võib alguses tunduda veidi segane, seega soovitame hoida selle artikli avatuna, kui oma ettevõtte dokumendiseadeid kohandate.

Prefiksite kasutamine unikaalsete numbrite genereerimiseks

Prefiks {N} tähistab dokumendi järjekorranumbrit ja on kohustuslik. Saate määrata dokumendi järjekorranumbri soovitud lähtestamisperioodi, milleks võib olla aasta, kuu või päev. Selleks peate kasutama täiendavat prefiksit. Lisaprefiksitega kombinatsioonid toimivad järgmiselt:

• Kasutame kombinatsiooni {NY} selleks, et lähtestada dokumendi järjekorranumber 1-le uue aasta alguses. Prefiks {Y} on siin kohustuslik.
• Kasutame kombinatsiooni {NM} selleks, et lähtestada dokumendi järjekorranumber 1-le uue kuu alguses. Siin on kohustuslikud kaks prefiksit – {Y} ja {M}.
• Kasutame kombinatsiooni {ND} selleks, et lähtestada dokumendi järjekorranumber 1-le uue päeva alguses. Siin on kohustuslikud kõik prefiksid {Y}, {M} ja {D}.

Näide kombinatsiooniga {NM}

Prefiksikombinatsiooni INV-{NM}-{Y}-{M} kasutamisel on arvenumber INV-1-2023-3 „reaalajas“ dokumendis.

Samuti saate määrata minimaalse tähemärkide arvu dokumendi järjekorranumbris, lisades prefiksile {N} algusnullide arvu. Praktikas toimib see järgmiselt:

Näide prefiksiga {NM5}

Kasutades INV-{NM5}-{Y}-{M} on arvenumber INV-00001-2023-3.

Nagu näete, on selle näite ja eelmise vahel ainus erinevus arve järjekorranumbris endas. Kasutades {NM5}, märgime, et soovime, et arve järjekorranumber sisaldaks vähemalt viit tähemärki.

Kuupäevade muutmine prefiksite abil

Prefiksid töötavad samamoodi, kui soovime kuupäevi muuta.

Siin on mõned näited, mis illustreerivad, kuidas prefiksite abil kuupäevi muuta saab:

• {Y} – dokumendi loomise aasta. Minimaalse tähemärkide arvu saate määrata prefiksiga {Y2}:
• Näide: {Y} on 2023, samas kui {Y2} on 23.
• {M} – dokumendi loomise kuu. Minimaalse tähemärkide arvu saate määrata prefiksiga {M2}:
• Näide: {M} on 3, samas kui {M2} on 03.
• {D} – dokumendi loomise päev. Minimaalse tähemärkide arvu saate määrata prefiksiga {D2}:
• Näide: {D} on 9, samas kui {D2} on 09.

Muudetud kuupäevaprefiksiga dokumendi järjekorranumbri näide:

INV{NM5}-{Y}-{M2}

Lõpparvel näete teie ja teie partnerid seda järgmiselt:

• Märtsis esimesena genereeritud arve on INV00001-2023-03.
• Märtsis teisena genereeritud arve on INV00002-2023-03.
• Aprillis esimesena genereeritud arve on INV00001-2023-04.

Numbero meeskond on loonud väga kohandatava arvenumbrite generaatori, mis loob dokumendinumbreid dokumendi loomise kuupäeva alusel. Näiteks kui arve loomise kuupäev on 02/01/2023, võivad arvenumbrite vormingud olla järgmised:

• PV-12-1/2023 - PV-{D}{M}-{N}/{Y}
• PV-0102-1/2023 - PV-{D2}{M2}-{N}/{Y}
• PV-0102-0001/2023 - PV-{D2}{M2}-{N4}/{Y}

Kui kombineerime selle nüüd dokumendi järjekorranumbri prefiksiga, mis lähtestatakse iga uue kuu alguses, saame:

PV-0102-1/2023 või PV-{D2}{M2}-{NM}/{Y}

Kokkuvõtteks

Soovitame kasutada ülaltoodud teavet juhendina, kui prefiksitega alustate. Kuigi alguses võivad prefiksid ja nende variandid tunduda segased, hakkate aru saama, kuidas need valemid töötavad, kui hakkate arvetega praktikas tegelema.

Kui teil tekib siiski raskusi, võtke meiega igal ajal ühendust aadressil info@numbero.app. Meie spetsialistid aitavad teil iga probleemi kiiresti ja lihtsalt lahendada.