Kaip automatizuoti sąskaitų numerių generavimą su Numbero

Ar jums sudėtinga kurti sąskaitų numerius? Jei taip, esate ne vieni. Tinkamai suformatuotos sąskaitos, atitinkančios profesinius standartus, parengimas gali būti sudėtingas ir daug laiko reikalaujantis procesas, ypač jei neturite ankstesnės patirties. Šiame straipsnyje apžvelgsime kelis skirtingus sąskaitų numerių formatus ir jų variantus, pateikdami konkrečių pavyzdžių, kad galėtumėte rasti geriausiai jūsų poreikius atitinkantį variantą.

Automatizavimas naudojant prefiksus

Viena pagrindinių Numbero funkcijų – automatizuoti visus su sąskaitų išrašymu susijusius procesus. Nors sąskaitų numerius galima pritaikyti tiesiogiai dokumentuose, Numbero rekomenduoja naudoti prefiksų funkciją, pasiekiamą įmonės dokumentų nustatymuose. Ši funkcija automatizuoja sąskaitų numerių generavimo procesą ateičiai.

Toliau pabandysime parodyti, kaip tai veikia praktiškai. Atkreipkite dėmesį, kad darbas su prefiksais ir jų kombinacijomis iš pradžių gali atrodyti šiek tiek painus, todėl rekomenduojame šį straipsnį laikyti atvertą, kol keisite savo įmonės dokumentų nustatymus.

Unikalių numerių generavimas naudojant prefiksus

Prefiksas {N} reiškia dokumento eilės numerį ir yra privalomas. Galite nurodyti pageidaujamą dokumento eilės numerio atnaujinimo laikotarpį – tai gali būti metai, mėnuo arba diena. Tam reikės naudoti papildomą prefiksą. Kombinacijos su papildomais prefiksais veikia taip:

• Naudojame kombinaciją {NY} tam, kad dokumento eilės numeris vėl būtų nustatytas į 1 prasidėjus naujiems metams. Čia {Y} prefiksas yra privalomas.
• Naudojame kombinaciją {NM} tam, kad dokumento eilės numeris vėl būtų nustatytas į 1 prasidėjus naujam mėnesiui. Čia privalomi du prefiksai – {Y} ir {M}.
• Naudojame kombinaciją {ND} tam, kad dokumento eilės numeris vėl būtų nustatytas į 1 prasidėjus naujai dienai. Čia privalomi visi prefiksai: {Y}, {M} ir {D}.

Pavyzdys su {NM}

Naudojant prefiksų kombinaciją INV-{NM}-{Y}-{M} sąskaitos numeris bus: INV-1-2023-3 aktyviame dokumente.

Taip pat galite nurodyti mažiausią simbolių skaičių dokumento eilės numeryje, prie {N} prefikso pridėdami nulių iš kairės skaičių. Praktikoje tai veikia taip:

Pavyzdys su {NM5}

Naudojant INV-{NM5}-{Y}-{M} sąskaitos numeris bus INV-00001-2023-3.

Kaip matote, vienintelis skirtumas tarp šio ir ankstesnio pavyzdžio yra pats sąskaitos eilės numeris. Naudodami {NM5}, nurodome, kad norime, jog sąskaitos eilės numeryje būtų bent penki simboliai.

Datos keitimas naudojant prefiksus

Prefiksai veikia taip pat, kai norime keisti datas.

Štai keli pavyzdžiai, iliustruojantys, kaip prefiksus galima naudoti datoms keisti:

• {Y} - dokumento sukūrimo metai. Mažiausią simbolių skaičių galite nurodyti naudodami {Y2}:
• Pavyzdys: {Y} bus 2023, o {Y2} bus 23.
• {M} - dokumento sukūrimo mėnuo. Mažiausią simbolių skaičių galite nurodyti naudodami {M2}:
• Pavyzdys: {M} bus 3, o {M2} bus 03.
• {D} - dokumento sukūrimo diena. Mažiausią simbolių skaičių galite nurodyti naudodami {D2}:
• Pavyzdys: {D} bus 9, o {D2} bus 09.

Dokumento eilės numerio su pakeistu datos prefiksu pavyzdys:

INV{NM5}-{Y}-{M2}

Galutinėje sąskaitoje jūs ir jūsų partneriai matysite taip:

• Pirmoji kovo mėnesį sugeneruota sąskaita bus INV00001-2023-03.
• Antroji kovo mėnesį sugeneruota sąskaita bus INV00002-2023-03.
• Pirmoji balandžio mėnesį sugeneruota sąskaita bus INV00001-2023-04.

Numbero komanda sukūrė itin lanksčiai pritaikomą sąskaitų numerių generatorių, kuris dokumentų numerius sukuria pagal dokumento sukūrimo datą. Pavyzdžiui, jei sąskaitos sukūrimo data yra 02/01/2023, galimi sąskaitos numerio formatai yra:

• PV-12-1/2023 - PV-{D}{M}-{N}/{Y}
• PV-0102-1/2023 - PV-{D2}{M2}-{N}/{Y}
• PV-0102-0001/2023 - PV-{D2}{M2}-{N4}/{Y}

Dabar, jei tai sujungsime su dokumento eilės numerio prefiksu, kuris kiekvieno naujo mėnesio pradžioje nustatomas iš naujo, gausime:

PV-0102-1/2023 arba PV-{D2}{M2}-{NM}/{Y}

Pabaigai

Rekomenduojame aukščiau pateiktą informaciją naudoti kaip instrukciją pradedant dirbti su prefiksais. Nors iš pradžių prefiksai ir jų variantai gali atrodyti painūs, pradėję praktiškai dirbti su sąskaitų išrašymu suprasite, kaip šios formulės veikia.

Jei vis dar susiduriate su sunkumais, bet kada susisiekite su mumis el. paštu info@numbero.app. Mūsų specialistai padės greitai ir lengvai išspręsti bet kokią problemą.