Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą: paprastas vadovas

Kad supaprastintume jūsų profesinį gyvenimą ir sutaupytume laiko, pateikėme supaprastintą atsiskaitymo proceso aprašymą, kuriame išvardyti svarbiausi žingsniai.

Šiame straipsnyje:

• Sąskaitos faktūros kūrimas – pirmieji žingsniai
• Sąskaitų faktūrų šablonų naudojimas
• Geriausias būdas automatizuoti procesą

Kaip parašyti sąskaitą faktūrą – pradžiai

Pradėti kurti pačią pirmąją sąskaitą faktūrą iš pradžių gali atrodyti kaip nelengva užduotis, tačiau iš tiesų iki jos užbaigimo reikia atlikti tik tiek, kiek būtina.

Kitaip tariant, standartinei sąskaitai faktūrai nereikia labai daug informacijos pildant visus privalomus laukus.

Vis dėlto tie keli laukai, kuriuos rasite standartinėje sąskaitoje faktūroje, yra itin svarbūs sėkmingam sandoriui.

Taigi, nuo ko pradėti?

Jūsų kontaktinė informacija

Vienas pirmųjų dalykų, kuriuos reikia įrašyti kuriant sąskaitą faktūrą, yra pardavėjo duomenys. Paprastai tariant, tai jūsų kontaktinė informacija. Tai gali būti juridinio asmens (pvz., įmonės, organizacijos) pavadinimas arba teisės subjektas – įmonės atstovas ar nepriklausomas rangovas.

Pardavėjo duomenys taip pat apima:

• Įmonės adresas
• Telefono numeris
• El. pašto adresas
• Tam tikrais atvejais gali reikėti įtraukti papildomus duomenis, pavyzdžiui:
• Įmonės registracijos numeris
• PVM mokėtojo kodas
• IBAN
• Sąskaitos Nr.
• Banko pavadinimas

Šių duomenų įtraukimas labai priklauso nuo sandorio tipo ir iš anksto sudarytų susitarimų (jei tokių yra). Pakanka pasakyti, kad kuo daugiau duomenų pateiksite, tuo skaidresnis ir sklandesnis bus sandoris.

Kas toliau?

Kam adresuojama sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra nėra išsami, kol joje nėra jūsų partnerio kontaktinių duomenų, dar vadinamų atsiskaitymo duomenimis arba informacija, kam išrašoma sąskaita. Vėlgi, tai gali būti juridinio asmens pavadinimas arba teisės subjektas.

Kliento duomenys paprastai taip pat apima:

• Įmonės adresas
• Telefono numeris
• El. pašto adresas
• Kai kuriems sandoriams taip pat reikia:
• PVM mokėtojo kodas
• IBAN
• Sąskaitos Nr.
• Banko pavadinimas

Profesionalo patarimas: Naudojant NUMBERO, procesas taps kur kas paprastesnis, nes sąskaitų faktūrų programėlė automatiškai užpildys visus privalomus laukus tiek tiekėjui, tiek sąskaitos faktūros gavėjui. Išbandykite NUMBERO programėlę jau šiandien!“

Prekių arba paslaugų duomenys

Sąskaitoje faktūroje taip pat turėtų būti prekių ir paslaugų, už kurias pateikiate sąskaitą, aprašymas. Vėlgi – kuo išsamiau, tuo geriau. Tačiau jis neturėtų būti ir per ilgas.

Vietoj to, aprašyme turėtų būti pakankamai glaustos informacijos, kad jūsų partneris suprastų, už ką tiksliai jam pateikiama sąskaita.

Dažniausias būdas pateikti šią informaciją – išdėstyti prekes lentelėje, suskirstant jas į eilutes. Čia galite nurodyti kiekį, tarifus ir tarpinę sumą.

Mokėjimo sąlygos

Galbūt svarbiausia jūsų sąskaitos faktūros dalis (gerai – jos visos svarbios), mokėjimo sąlygos nurodo jūsų partneriui, kada ir kaip tiksliai tikitės gauti apmokėjimą.

Dažniausia praktika versle – nustatyti 30 dienų apmokėjimo terminą, tačiau turėkite omenyje, kad kai kurios įmonės linkusios mokėti vėliau nei sąskaitoje faktūroje nurodyta mokėjimo data. Taip pat galite taikyti delspinigius už pavėluotą apmokėjimą – tokiu atveju tai reikėtų aiškiai nurodyti sąskaitoje faktūroje.

Čia taip pat informuojate partnerį, koks mokėjimo būdas jums priimtinesnis. Jei teikiate pirmenybę banko pavedimui, būtina įtraukti savo banko duomenis. Arba galite rinktis PayPal, čekį, kredito kortelę ir kt. Kad ir ką pasirinktumėte, sąskaitos faktūros gavėjui tai turi būti aiškiai nurodyta.

Ir pabaigai…

Ar dar yra kas nors, ko neaptarėme? O taip, dar keli dalykai. Pirmiausia – visada įsitikinkite, kad nurodėte ir datas. Tai taikoma tiek sąskaitos faktūros sudarymo datai, tiek prekių pristatymo datai.

Yra daug žinomų atvejų, kai sąskaitos faktūros be šių svarbių duomenų buvo panaudotos tiekėjo nenaudai.

Ne mažiau svarbu – įsitikinkite, kad jūsų sąskaita faktūra iš tiesų atrodo kaip sąskaita faktūra. Žinoma, kad pramonės standartus atitinkančios sąskaitos faktūros geriau užtikrina laiku įvykstančius atsiskaitymus.

Vienas iš būdų – pažymėti atsiskaitymo dokumentą antrašte „Sąskaita faktūra“. Jei norite palikti įspūdį, galite suteikti sąskaitai faktūrai šiek tiek individualumo – spalvų, logotipą – bet ką, kas užtikrintų, kad dokumente atsispindėtų jūsų prekės ženklo tapatybė.

Taigi, vis dėlto reikia prisiminti nemažai dalykų?

Būtų varginantis darbas kiekvieną kartą siunčiant sąskaitą faktūrą pereiti per šį sąrašą. Bet ar yra būdas to išvengti? Taip, tikrai yra. Susipažinkite su NUMBERO – vienintele sąskaitų faktūrų programėle, kurios jums kada nors prireiks.

Sąskaitų faktūrų šablonų naudojimas

NUMBERO programėlė yra nepakeičiamas pagalbininkas, jei kasdienėje veikloje dažnai naudojate sąskaitas faktūras. Pirmiausia, jums nereikės kaskart pereiti viso sąskaitos faktūros kūrimo proceso, kai reikia kam nors pateikti sąskaitą.

Įveskite savo duomenis, pritaikykite sąskaitos faktūros dizainą ir turėsite veikiantį šabloną, kurį galėsite naudoti bet kada, kai reikės pateikti sąskaitą verslo partneriams.

Žinoma, duomenis galite koreguoti pagal konkretaus sandorio tipą. Vienintelis dalykas, kurį jūs, kaip tiekėjas, keisite eigoje, yra gavėjo duomenys. Tačiau ir čia neužtruksite per ilgai.

NUMBERO sąskaitų faktūrų programėlė užpildys visus tuščius laukus už jus, jei partnerio įmonė yra registruota Europos PVM duomenų bazėje arba tinkamai išsaugota jūsų profilyje. PVM tikrintuvas suras įmonę įmonių registre ir atliks darbą už jus.

O kaip dėl ilgalaikio bendradarbiavimo, kai sąskaitas faktūras reikia išrašyti pakartotinai? Na, tam taip pat turime sprendimą.

NUMBERO – visiškai automatizuotas sąskaitų faktūrų išrašymas

Taip, perskaitėte teisingai – viena iš daugelio puikių NUMBERO sąskaitų faktūrų programėlės funkcijų yra visiškas atsiskaitymo automatizavimas. Jei partnerystei reikalingas reguliarus sąskaitų pateikimas, tereikia nustatyti periodinės sąskaitos faktūros datą, ir dokumentas pasirinktą dieną atsidurs jūsų partnerio el. pašto dėžutėje.

Taip pat galite pasirinkti periodinį sąskaitų pateikimą, pavyzdžiui, išsiųsti sąskaitą faktūrą kartą per du mėnesius. Yra daugybė galimybių, kurias galite išbandyti.

Esmė ta, kad NUMBERO yra tinkama programėlė tiems, kurie renkasi paprastus, efektyvius ir skaidrius atsiskaitymus.

Jei nemėgstate patys rašyti sąskaitų faktūrų arba norite sutaupyti laiko ir susitelkti į svarbesnius dalykus, vargu ar rasite geresnį jūsų poreikiams tinkantį sprendimą. Išbandykite NUMBERO sąskaitų faktūrų programėlę jau šiandien!